Algemene voorwaarden

Door Callitor te gebruiken gaat u akkoord met deze voorwaarden. Gaat u niet akkoord, gebruik de dienst dan niet. Uw overeenkomst, inclusief de verwerkersovereenkomst, sluit u met e-consultants Emmeloord B.V. (Ballumerbocht 11, 8303 KB Emmeloord, KvK 39050063), hierna “wij”. Zit uw bedrijf buiten de EU of de EER, dan sluit u die met Clavitor LLC, een bedrijf uit Florida (VS), en betekent “wij” Clavitor LLC. Callitor is een product van Clavitor LLC.

Callitor is een balie voor bedrijven die met hun handen werken: een assistente — Stella, of welke naam u haar ook geeft — die de telefoon en berichten van uw praktijk beantwoordt, afspraken boekt, verzet en annuleert in een agenda die wij voor u bijhouden, mensen herinnert, en op de lijn Answer & Act namens u gesprekken begint: opvullen, wachtlijsten, recall, herinneringsgesprekken en de blokverplaatsingen die u in één zin opdraagt.

Daaronder ligt VaultDB, de versleutelde opslag van Clavitor. Uw agenda, de gegevens van uw klanten en alles wat Stella hoort zijn in rust versleuteld met FIPS 140-3-gevalideerde cryptografische modules en onderweg met TLS.

Stella is geen zorgverlener en stelt nooit diagnoses, doet nooit aan triage en geeft nooit klinisch, juridisch of financieel advies. Zij legt uit wat u aanbiedt, in uw woorden, en boekt het in.

Callitor is geen nooddienst. Zegt een beller dat iets niet kan wachten, dan biedt Stella de door u ingestelde bereikbaarheidsregeling aan — een persoon in uw praktijk — en nooit een vervanging voor de hulpdiensten. Zij is niet uw patiëntendossier, uw salarisadministratie of uw boekhouding; zij beheert de agenda.

Een account is uw bedrijf: de vestigingen, de mensen voor wie Stella boekt, uw diensten en prijzen, uw openingstijden, uw beleid en uw bereikbaarheidsregeling. U bent ervoor verantwoordelijk dat die kloppen — Stella zegt wat u haar laat zeggen. Vraagt iemand of hij met een mens praat, dan zegt Stella eerlijk dat ze een AI-assistent is.

Gebruik Stella niet om mensen te bellen of te sms'en die geen relatie met uw bedrijf hebben, en gebruik haar uitgaande verkeer niet om iets te versturen dat niet over hun afspraak met u gaat. U bent verantwoordelijk voor de toestemming die uw bellers voor sms en telefoontjes hebben gegeven onder de wetgeving die op u van toepassing is. Val onze infrastructuur niet aan en overspoel onze lijnen niet. Zien wij aanhoudend misbruik op netwerkniveau, dan kunnen wij het account zonder waarschuwing blokkeren.

Er zijn twee varianten. Answer: zij neemt op, dag en nacht, en handelt de afspraak af waarover iemand belt of sms't — boeken, verzetten, annuleren, bevestigingen en herinneringen per sms. Answer & Act: alles uit Answer, plus alles wat zij zelf in gang zet — herinneringsgesprekken, het opvullen na een late afzegging, wachtlijsten, recall, blokverplaatsingen en uw eenmalige opdrachten. Prijzen gelden per seat per maand en staan gepubliceerd op callitor.ai; ze zijn exclusief btw.

Een seat is een persoon met tien of meer afspraken op naam in een kalendermaand, door Stella geteld op basis van de agenda. Onder de tien is die persoon die maand gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets. De receptionist, de kamers en de eigenaar als beheerder tellen niet als seat. Er valt niets op te geven en er is geen minimum.

Facturering gebeurt maandelijks achteraf, per getelde medewerker. Betaalde abonnementen zijn er nog niet; zodra ze er zijn, laten we u weten hoe u betaalt en noemen we de betaaldienst op onze pagina subverwerkers. Koopt u via uw IT-leverancier of MSP, dan factureert die u en gelden deze voorwaarden gewoon voor de dienst.

Gratis proefperiode. Houdt u uw proefreceptioniste, dan begint uw gratis proefperiode. U hoeft geen betaalgegevens op te geven. De proefperiode duurt 30 dagen, gerekend vanaf de dag waarop u haar houdt of, als er op die dag nog geen abonnement te kiezen is, vanaf de dag waarop dat wel kan. Tijdens de proefperiode gelden deze voorwaarden. Na afloop stopt Stella met opnemen, tenzij u een abonnement kiest, en brengen wij niets in rekening, tenzij u er een kiest.

U kunt op elk moment wisselen tussen Answer en Answer & Act. De wijziging gaat in bij de eerstvolgende maandtelling. Beide lijnen behouden de tarieven die voor u zijn vastgelegd (artikel 08). Geen verrekening naar rato, geen tegoeden, geen berekeningen over deelmaanden — de maand waarin u wordt geteld, is de lijn waarop u zit.

De tarieven waarmee u start — voor beide lijnen — blijven gelijk zolang u klant blijft. Inflatie, wisselkoerswijzigingen en kostenstijgingen nemen wij voor onze rekening. Verhogen wij volgend jaar de prijzen voor nieuwe klanten, dan betaalt u nog steeds wat u vandaag betaalt. Het is een toezegging, geen actie.

Wisselt u tussen de twee lijnen, dan behoudt u uw vastgezette tarieven voor beide. Lijnen die nog niet bestaan, worden geprijsd zodra ze verschijnen. Zegt u op of wordt uw account wegens niet-betaling opgeschort, dan vervalt de vastzetting en geldt bij heractivering het tarief dat op dat moment van kracht is.

Na elke afschrijving heeft u 14 dagen om te annuleren en die afschrijving volledig terug te krijgen — selfservice, direct, zonder vragen.

Zodra een betaling mislukt, laten we het u weten. Stella blijft opnemen — uw bellers mogen nooit iets van een betalingsprobleem merken — maar op Answer & Act pauzeert haar uitgaande werk: geen aanbiedingen om vrijgevallen plekken te vullen, geen herinneringsgesprekken, geen blokverplaatsingen totdat de betaling is voldaan. We sturen u één e-mail waarin precies staat wat er gebeurt en wanneer.

Dag 30 — opgeschort. Is de betaling dan nog niet voldaan, dan stopt Stella met opnemen en vallen gesprekken terug naar waar uw nummer vandaan werd doorgeschakeld. Uw agenda blijft leesbaar en exporteerbaar.

Dag 60 — verwijderd. Uw agenda en de gegevens van uw klanten worden permanent verwijderd.

Heractiveren kan op elk moment vóór verwijdering — betaal het openstaande bedrag en ze is binnen enkele minuten terug aan de lijn.

Wij claimen geen rechten op uw agenda, uw klanten of iets wat Stella hoort. U kunt dit alles op elk moment exporteren — afspraken, klanten, gespreksverslagen — in een leesbaar, gedocumenteerd formaat. Wij zullen export nooit beperken, nooit kosten rekenen voor het opvragen, en uw gegevens nooit gijzelen tijdens een factuurgeschil.

Stella luistert met spraakmodellen en antwoordt met een stem. Gesprekken worden standaard opgenomen: de opname en het volledige verslag worden 90 dagen bewaard, en de uitkomst (wie er belde, wanneer, wat er is geboekt, verzet of doorgegeven) blijft in uw agenda. U kunt ons vragen het opnemen uit te zetten. Onze spraak- en taalleveranciers verwerken audio en tekst onder contract en mogen er niet op trainen. Onze taalmodellen bewaren niets; onze spraakleverancier bewaart een gesprek maximaal 30 dagen om misbruik te controleren.

We streven naar hoge beschikbaarheid, maar garanderen geen specifiek uptimepercentage tenzij we dat met u zijn overeengekomen. Als Stella onbereikbaar is, vallen gesprekken terug naar waar uw nummer vandaan werd doorgeschakeld. Gepland onderhoud kondigen we vooraf aan, en voor downtime zijn we niet aansprakelijk buiten redelijke inspanningen om de dienst in stand te houden.

Uw gegevens worden versleuteld opgeslagen met FIPS 140-3-gevalideerde cryptografische modules en versleuteld verzonden via TLS, en behandeld met dezelfde discipline als de credential-vaults van Clavitor. Elke wijziging in de agenda wordt vastgelegd.

Voor praktijken die onder HIPAA een covered entity zijn, treden wij op als uw business associate en ondertekenen wij een Business Associate Agreement. Voor elk account, ook tijdens de proefperiode, geldt onze verwerkersovereenkomst. Beide zijn op verzoek verkrijgbaar via legal@callitor.ai.

Onze beveiliging is de beste die wij weten te bouwen. Onfeilbaar is zij niet — geen enkel systeem is dat. Gaat er iets mis, dan vertellen wij u wat wij weten, zodra wij het weten.

Opzeggen kan altijd, zonder boete; er is geen vaste looptijd. Stella blijft opnemen tot het einde van de lopende factuurmaand, en u betaalt de seats van die maand.

Daarna wordt uw agenda 30 dagen alleen-lezen — u kunt alles nog bekijken en exporteren. Heractiveert u binnen dat venster tegen het dan geldende tarief, dan draait alles weer als vanouds. Na 30 dagen worden uw gegevens definitief verwijderd. Wilt u uw gegevens eerder weg hebben, vraag het en het gebeurt.

Beëindigen wij uw account om juridische of toezichtsredenen, dan ontvangt u een volledige terugbetaling voor elke reeds betaalde periode.

We doen ons best om Callitor goed te laten werken, maar kunnen niet beloven dat het nooit misgaat. Voor zover de wet dat toestaat, zijn wij niet aansprakelijk voor indirecte schade (gevolgschade), zoals een gemist gesprek, een gemiste afspraak of een bericht dat niet aankwam. Onze totale aansprakelijkheid tegenover u is beperkt tot wat u ons betaalde in de 12 maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte, met een minimum van € 1.000. Deze grens geldt niet voor schade die wij met opzet of door bewuste roekeloosheid veroorzaken.

Clavitor LLC is een limited liability company naar het recht van Florida. Is uw bedrijf gevestigd in de Verenigde Staten of Canada, dan worden deze voorwaarden beheerst door het recht van de staat Florida en het federale recht van de Verenigde Staten, en worden geschillen beslecht door de staats- of federale rechtbanken in Florida.

Zit uw bedrijf in de EU of de EER, dan geldt Nederlands recht en gaan geschillen naar de bevoegde rechter in Nederland.

Overal elders worden deze voorwaarden beheerst door Zwitsers recht en worden geschillen beslecht door de rechtbanken van Zürich. Dat is dezelfde keuze als die van Clavitor, en een bewuste: Zwitserland kent enkele van de sterkste privacy- en gegevensbeschermingswetten ter wereld — waaronder de Federal Act on Data Protection, die geldt ongeacht waar u woont — en staat geen massasurveillance en geen toegang tot persoonsgegevens zonder rechterlijk bevel toe. Clavitors centrale registratiesysteem is Zwitsers; door voor klanten buiten Noord-Amerika, de EU en de EER voor Zwitserse jurisdictie te kiezen, geven wij u het voordeel van dat kader en binden wij onszelf eraan.

Wij e-mailen u voordat wij wezenlijke wijzigingen doorvoeren. Bent u het daar niet mee eens, dan kunt u opzeggen — en de bovenstaande toezeggingen over uw gegevens blijven onverminderd gelden.

Mail naar legal@callitor.ai. Wij lezen elk bericht en wij antwoorden.