Callitor · Stella voor tandartspraktijken — de mondhygiëne die er echt komt, ja op een plek vandaag, de telefoon opgenomen aan de stoel

Het probleem

De telefoon gaat terwijl iedereen aan de stoel staat.

01Een patiënt met een afgebroken tand belt om vijf over acht. Voicemail. Ze bellen de praktijk verderop.
02De mondhygiëne-recall is een kaartje en duimen maar. De helft van de halfjaarlijkse controles komt nooit terug.
03De tandarts en de mondhygiënist zijn verschillende capaciteit, verdeeld over vier stoelen. Het rooster behandelt ze als één wachtrij.

Het is niet dat je nog een praktijkmanagement-module nodig hebt. Iemand moet opnemen, weten welke capaciteit een bezoek vraagt, en het recall-ritme op gang houden.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Maandag, vijf over acht. Iedereen staat aan de stoel. Een patiënt belt met een afgebroken tand.

Herkend, warm begroet. Stella stelt geen diagnose — ze boekt het juiste afspraaktype in de capaciteit die de tandarts voor vandaag vrijhoudt, en biedt de assistente aan als het niet kan wachten.

Inkomende oproep · Mevr. Bakker · patiënt

S

Stella · Tandartsen Vughterstraat

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

MaandagStoel 1 · Dr. Verhoeven

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — plus ze weet welke stoel, en van wie.

De universele zes, en twee die ertoe doen wanneer capaciteit in twee soorten komt en recall de business is.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Mondhygiënist en tandarts zijn twee agenda’s

Een controle vraagt om de tandarts; mondhygiëne om de mondhygiënist; allebei om een stoel uit de pool. Ze boekt de juiste persoon in de juiste stoel, houdt capaciteit voor dezelfde dag vrij voor de telefoontjes die dat nodig hebben, en dubbelboekt geen van beide ooit.

“Dr. Verhoeven houdt een spoedplek vrij — vanochtend om 11:30.”

08

Een oproep met ritme, geen kaartje in de bus

De halfjaarlijkse gebitsreiniging is een vaste afspraak: ze boekt de volgende voordat de patiënt heeft opgehangen, herinnert vooraf, en als er iets verschuift, verschuift alleen dat bezoek — het ritme loopt door.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Tandartsen Vughterstraat

sms'jes

8:05

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

8:05Vrijgekomen — Ola's moeder zegt af per sms
8:06Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
8:44Gevuld — Kim zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Ola · di 15:30 · bevestigd 8:30

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een kapotte compressor, een tandarts ziek thuis, een stoel een dag buiten gebruik — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de patiënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke patiënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de patiënts die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

De compressor van stoel 2 is stuk. Verdeel de dag van stoel 2 over de andere drie of zet hem naar morgen, mondhygiëne eerst.

Stella, twintig minuten later9 patiënten geraakt · 6 vandaag herplaatst · 3 naar morgen · niemand hoorde iets over de compressor

Vaste afspraken

De halfjaarlijkse controle die er ook echt komt.

Oproepen is geen mailing. Het is een vaste afspraak — welke hygiënist, welk ritme, welke voorkeurstijd — die vooruit in de agenda staat, op tijd herinnert en per bezoek meebeweegt als het leven ertussen komt.

De volgende mondhygiëne-afspraak wordt geboekt in hetzelfde gesprek als deze.
Herinneringen gaan vooraf per sms; een antwoord verzet de afspraak — geen telefoontjes over en weer.
Standaard de vaste mondhygiënist; een collega alleen als de patiënt ja zegt.
Sluitingen en je eigen verlof worden maanden vooruit gezien en dan al geregeld.

Voor je team

Aan de stoel blijft aan de stoel.

Een tablet bij de receptie: wie is de volgende, welke stoel, wat is er veranderd. Eén knop om te zeggen “zet Zoe op drie uur.” Vertegenwoordigers en scamtelefoontjes komen de deur niet voorbij.

Nu10:36Vughterstraat

Kim — 11:00, controle, stoel 1daarna mevr. Bakker om 11:30 (spoedplek)

Mevr. Bakker geboekt voor vandaag 11:30 — gebarsten tand, niet urgent
Mondhygiëne: 14:00 vrijgekomen — aangeboden aan Ola's moeder, die eerder wilde
Een vertegenwoordiger en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Blokkeer morgenochtend stoel 2 — de compressor krijgt onderhoud.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Niets klinisch staat op de tablet — voornamen en tijden, zoals op een whiteboard. Het patiëntendossier blijft waar het is.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Twee tandartsen en twee mondhygiënisten op Opnemen & regelen: €276 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw afspraaktypes en wie ze uitvoert, je tandartsen en mondhygiënisten, je stoelen, je openingstijden, je recall-ritme. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.