Callitor · Stella voor keramiek- & kunststudio's — acht draaischijven, een wachtlijst, en de telefoon opgenomen met klei aan je handen

Het probleem

Klei aan alle handen, en een telefoon die niemand opneemt.

01De telefoon gaat midden in een draai. Hij gaat onbeantwoord over; de proefavond loopt ergens anders vol.
02“Is er plek op de cursus van donderdag?” vraagt om de telling van nú — en het niveau, en de docent.
03Ovendagen, schoolvakanties en een docent afwezig — de cursuskalender leeft in een notitieboekje.

Je hebt geen zoveelste studio-app nodig. Je hebt iemand nodig die opneemt, de telling van elke draaischijf kent, en de cursuskalender kloppend houdt.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Dinsdag, tien over zeven 's avonds. Beide studio's draaien. Er belt iemand voor de proefavond.

Stella kent de actuele plekken, biedt aan wat ruimte heeft en schrijft ter plekke in — of zet op de wachtlijst.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Atelier Klei

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DonderdagStudio 1 · Marta

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — en ze weet welke draaischijf nog vrij is.

De universele zes, plus twee die tellen als je agenda uit cursussen, proeflessen en een oven bestaat.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Vult de laatste draaischijf aan de telefoon

Cursussen en proeflessen worden gepubliceerd met plekken per studio; ze schrijft telefonisch of per sms in op het live aantal en runt bij een volle les de wachtlijst — de eerste in de rij krijgt een sms zodra er een plek vrijkomt.

“De proefles van donderdag heeft nog één plek; die van komende dinsdag drie.”

08

Ziet ovendagen en schoolvakanties aankomen

Een cursus van zes weken is een vaste afspraak; ovendagen, sluitingen en een afwezige docent worden bij het boeken gesignaleerd en dan meteen geregeld — een inhaalweek, of een andere docent als de cursisten akkoord zijn.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Atelier Klei

sms'jes

10:12

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

10:12Vrijgekomen — Sam zegt af per sms
10:13Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
10:14Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
10:26Gevuld — Ines zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Sam · volgende week di 18:00 · verzet

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een kapotte oven, een zieke docent, een stookweek die erbij moet — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de cursist. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke cursist in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Niemand hoort waarom; niemand belt de studio.

De oven ligt eruit tot vrijdag — deze week geen glazuren. Zeg de cursus van woensdag dat het draaien wordt, en voeg een stookweek toe.

Stella, twintig minuten later8 cursisten geïnformeerd · cursus een week verlengd · niemand dubbel geboekt

Een cursus heeft plekken

Acht draaischijven. Zij weet welke bezet zijn.

Een cursus of proefles staat klaar: N plekken, één studio, één docent. Een privéles zoekt een gat in de uren van een docent. Dezelfde agenda, één echt antwoord.

Live plekken per sessie en studio; ze schrijft nooit een negende in.
Vol → wachtlijst; een vrijgekomen plek gaat per sms naar de eerste in de rij.
Cursussen zijn vaste regelingen — ovendagen en sluitingen gemeld zodra ze vastliggen.
Je online boeken blijft; Stella is de telefonische voordeur.

Voor je team

Handen blijven in de klei.

Een tablet bij de studiodeur: welke sessie hierna komt, wie nieuw is, wie op de lijst staat. Eén knop om te zeggen “verplaats de cursus van donderdag naar Studio 2”. Kleileveranciers en oplichters komen nooit tot aan de draaischijven.

Nu5:52Studio 1

Proefavond — 18:00 · 7/8daarna Beginners wk 4, morgen 10:00 · vol

Proefavond van komende dinsdag: Sam & Priya samen ingeschreven — nu vol
Ovendag vrijdag — Gevorderden ingelicht, inhaalweek toegevoegd
Een kleileverancier en een robocall afgehandeld. Niets voor jou.

“Zet er zaterdagmiddag een tweede proefles bij en bied die aan de wachtlijst aan.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Tussen sessies door: één blik en je weet het. Niets om aan te tikken.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Drie docenten op Opnemen: €117 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw studio.

Jouw cursussen en proeflessen met plekken per studio, je docenten en uren, je stookdagen en sluitingsdagen. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste studio's — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.