Callitor · Stella voor tattoo- & piercingstudio's — consulten geboekt, aanbetaling uitgelegd, sessies met hersteltijd ertussen

Het probleem

De naald zit erin. De telefoon gaat maar over.

01De telefoon gaat midden in een lijn. Niemand stopt; het consult wordt geboekt bij de studio verderop.
02Een sleeve is drie sessies met een maand ertussen. De agenda ziet ze als drie losse zaterdagen.
03Aanbetalingen, nazorg, “mag ik iemand meenemen” — steeds dezelfde vragen, beantwoord door een artiest die eigenlijk zou moeten tatoeëren.

Je hebt geen zoveelste boekingsapp nodig. Je hebt iemand nodig die opneemt, de agenda en stijl van elke artiest kent, en de aanbetalingsvraag elke keer hetzelfde beantwoordt.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Zaterdag, tien over half twee. Alle vier de tatoeëerders aan het werk. Er belt iemand voor het eerst.

Stella vraagt wat ze in gedachten hebben, koppelt dat aan de artiest die dat werk doet — op basis van jullie profielen, nooit een ranglijst — en boekt een consult, met de aanbetaling helder uitgelegd.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Studio Zwartwerk

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DinsdagStation 2 · Rae

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — en ze weet dat een sleeve drie sessies is.

De universele zes, plus twee die tellen wanneer werk meerdere sessies beslaat en dezelfde vragen terugkomen.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Bij de tatoeëerder die dat werk doet

Op basis van de eigen profielen van je artiesten — stijlen, wat ze over zichzelf zeggen, beschikbaarheid — wijst ze een beller naar de juiste persoon en boekt het consult. Ze kroont nooit iemand tot “beste”.

“Fine-line botanicals, dat is Rae — het eerste consult doet ze zelf.”

08

Aanbetaling en regels, elke keer hetzelfde

De aanbetaling, de afzegtermijn, nazorg, ‘mag ik iemand meenemen’ — helder beantwoord, consequent, en in jouw woorden. Sessies voor een groot stuk staan met genezingsruimte ertussen, als één ritme — niet als drie losse boekingen.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Studio Zwartwerk

sms'jes

8:20

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

8:20Vrijgekomen — Ola zegt af per sms
8:21Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
9:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 2 mensen die om korte termijn vroegen
9:58Gevuld — Ben zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Ola · sessie 2 → di de 14e · hersteltijd behouden

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

De autoclaaf kapot, een artiest ziek, een conventieweekend — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de cliënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke cliënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Loop je uit zonder dicht te zijn, dan krijgt de volgende cliënt een berichtje vóór die de deur uitgaat — geen wachten voor een dichte deur. Niemand hoort waarom; niemand belt de studio.

De autoclaaf ligt eruit tot morgen. Verzet de sessies van vandaag, laat de consulten staan, aanbetalingen schuiven mee.

Stella, twintig minuten later3 sessies geraakt · 3 verplaatst met de genezingsruimte behouden · consulten ongemoeid · aanbetalingen meegenomen

Sessies met ruimte om te helen

Een groot stuk is een ritme, geen drie afspraken.

Drie sessies met vier weken ertussen is één afspraak, geen drie: dezelfde tatoeëerder, hetzelfde interval, de vaste dag. Stella zet ze vooruit in de agenda, ziet guest spots en conventies op tijd aankomen, en verschuift er hooguit één — de tijd om te helen blijft staan.

Altijd dezelfde artiest — niemand neemt een lopend stuk over.
De minimale heeltijd is een tussenruimteregel die ze bewaakt als een sessie verschuift.
Conventies en guest spots worden bij het boeken gezien, niet de dag ervoor.
Het beleid voor aanbetaling en afzegtermijn wordt één keer helder benoemd — en elke keer hetzelfde toegepast.

Voor je team

Tatoeëerders blijven bij hun stuk.

Een tablet bij de balie: wie hierna aan welk station zit, wat er veranderd is. Eén knop om te zeggen “schuif Kim naar vijf uur.” Inktleveranciers en scamtelefoontjes bereiken de vloer nooit.

Nu3:22Snellestraat

Inloopconsult — 15:30, station 2 (Rae)daarna Kim om 16:30, sessie 1 van 2

Jess heeft een consult geboekt bij Rae — fine-line botanical
Sessie 3 van Ola een week verzet voor de conventie — genezingstijd behouden
Een inktleverancier en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Zet me dicht van de 12e t/m de 15e — conventie — en verzet mijn sessies.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Tussen klanten door één blik en je weet het. Niks om aan te tikken met handschoenen aan.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Vier tatoeëerders en twee piercers op Opnemen: €234 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw studio.

Jouw artiesten en hun profielen, je consult- en sessieduren, je aanbetalings- en afzegbeleid, je conventiekalender. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste studio's — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.