Callitor · Stella voor turnverenigingen — de recreatielessen vol aan de telefoon, terwijl de coaches blijven vangen

Het probleem

Zestig lessen per week, en een telefoon die tijdens elke les gaat.

01De telefoon gaat terwijl elke coach staat te vangen. Voicemail; de ouder schrijft in aan de andere kant van de stad.
02“Is er plek in de les van dinsdag om vijf uur?” vraagt nú om de telling — én om het niveau, én om de hal.
03Vakantiekampen, proeflessen, privélessen en groepslessen — vier spreadsheets en één balie.

Je hebt geen tweede club-app nodig bovenop die je al hebt. Je hebt iemand nodig die opneemt, van elke les in beide zalen de bezetting kent, en de proefles boekt zonder dat er een coach van de vloer stapt.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Maandag, tien over vijf. Beide zalen draaien. Een ouder belt over de les van dinsdag.

Stella kent de actuele bezetting en het niveau, biedt aan wat plek heeft en schrijft ter plekke een proefles in.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Turnvereniging Apex

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DinsdagHall A

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — plus ze weet van elke les precies hoe vol die zit.

De universele zes, en twee die ertoe doen wanneer de agenda zestig lessen en vier soorten boekingen telt.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Vult de laatste plekken aan de telefoon

Lessen staan gepubliceerd met een capaciteit per zaal; ze schrijft in via spraak of sms op de live telling en beheert de wachtlijst bij vol — het eerste gezin krijgt het berichtje zodra er een plek vrijkomt.

“De les van 16:00 zit vol, met wachtlijst; die van 17:00 heeft nog twee plekken.”

08

Kampen, proeflessen en privétraining in dezelfde agenda

Een vakantiekamp is een les met plekken; een privéles is vrij boeken in de uren van een coach; een proefles is een plek met een notitie. Eén Stella, één echt antwoord — en ze vult de clubapp aan die je al gebruikt.

Late afzeggingen

Een ziek kind aan het ontbijt is geen no-show. Het is een plek die zij vult zodra jij open bent.

Het sms'je van 7:38 komt binnen en ze pakt het meteen op — de moeder hoeft niet tot negen uur te wachten en het dan te vergeten. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — 24 uur van tevoren, een inhaalles, een vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en praat een ouder nooit een schuldgevoel aan.

S

Stella · Turnvereniging Apex

sms'jes

7:35

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

7:35Vrijgekomen — Ava zegt af per sms
7:36Beleid toegepast, inhaalles aangeboden — vriendelijk
8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 4 mensen die om korte termijn vroegen
8:44Gevuld — De vader van Kai zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Inhaalles · do 17:00 · bevestigd 7:49

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Zaal B geboekt voor de wedstrijd, een coach ziek, een sneeuwdag — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de ouder. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke gezin in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Niemand hoort waarom; niemand belt de club.

Hal B is het hele weekend geboekt voor de wedstrijd. Verplaats de recreatielessen van zaterdag naar Hal A of naar volgende week.

Stella, twintig minuten later36 gezinnen geraakt · 22 naar Hal A · 14 naar volgende week · selectie ongemoeid

Een les heeft plekken

Twaalf plekken. Zij weet welke bezet zijn.

Een les is een vast blok in het rooster met N plekken; een privétraining zoekt een gat in de uren van een coach. Eén agenda, twee manieren om plek te vinden — één echt antwoord voor een les, een proefles, een kamp of een privétraining.

Live aantallen per les en per zaal; ze schrijft nooit een dertiende in.
Vol → wachtlijst; een vrijgekomen plek gaat per sms naar de eerste in de rij.
Wekelijkse inschrijving is een vaste afspraak — schoolvakanties en wedstrijden worden bij het maken al gemeld.
Je online boeken blijft; Stella is de telefonische voordeur.

Voor je team

Coaches blijven op de vloer.

Een tablet bij de receptie: welke les hierna in welke hal, wie er nieuw is, wie op de lijst staat. Eén knop om te zeggen “verplaats de selectie naar Hal B.” Toestellenverkopers en scamtelefoontjes bereiken de vloer nooit.

Nu4:52Hall A

Recreatie 5–7 — 17:00 · 11/12 · Ava is nieuwdaarna Recreatie 8–11 om 17:00 in Hal B · 11/12

Les van 16:00: afzegging ziek kind om 7:35 — om 8:30 aan de wachtlijst aangeboden, vergeven
Vakantiekamp: 18/24 geboekt
Een vertegenwoordiger in apparatuur en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Zeg de selectie van zaterdag af — we zijn op wedstrijd — en laat het de ouders weten.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Tussen twee lessen: één blik en je weet het. Niets om aan te tikken.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Acht coaches op Opnemen & regelen: €552 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw club.

Jouw lessen en capaciteiten per zaal, jouw coaches en uren, jouw kampen, jouw seizoensdata. Ze wordt met de hand geconfigureerd voor de eerste clubs — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.