Een therapeut in een rustige spreekkamer, voorovergebogen, luisterend naar een cliënt die van achteren te zien is
Voor praktijken voor counseling & psychotherapie

Elke therapeut zit in sessie. Zij neemt op — zacht en zonder haast.

Vijf therapeuten, wekelijkse cliënten, en mensen die voor het eerst bellen — voor wie dat bellen zelf al moed vroeg. Stella neemt elk gesprek warm aan, houdt wekelijkse sessies op ritme, herinnert discreet aan de afspraak, verzet zonder gedoe — en vraagt nooit waarom iemand belt.

Vraag early access aan → Hoor hoe ze opneemt
Goedemiddag, Psychologenpraktijk Boschveld, je spreekt met Stella — waarmee kan ik je helpen?
Het probleem

Dat eerste telefoontje kost de meeste moed. Om tien voor vijf neemt niemand op.

  1. 01Iemand belt eindelijk om hulp. Elke therapeut zit in sessie; het gaat naar de voicemail. Ze spreken niets in, en ze bellen niet terug.
  2. 02Wekelijkse cliënten glijden weg: één gemiste dinsdag wordt een gemiste maand. Niemand legt de week weer recht.
  3. 03Een herinnering die te veel zegt; een balie die vraagt “waar gaat het over?” Discretie is geen beleid, het is elke afzonderlijke zin.

Dit is geen probleem voor boekingssoftware. Iemand moet opnemen — warm, zonder één indringende vraag — en de beller vasthouden tot de juiste persoon kan terugbellen.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Donderdag, tien voor vijf. Iedereen zit in sessie. Iemand belt voor het eerst.

Onbekend nummer, dus: praktijknaam, voornaam, waarmee kan ik helpen — en dan luistert ze. Geen “waar gaat het over”. Een naam, een nummer, een goed moment om terug te bellen, de deur op een kier — en daar stopt ze.

Inkomende oproep · onbekend nummer
S
Stella · Psychologenpraktijk Boschveld
gaat over
0:00
Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.
VrijdagNoorderlicht · Dr. Vermeulen
Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — én ze weet dat dit anders is.

De universele zes, en twee die ertoe doen wanneer de beller zenuwachtig is en de agenda een ritme is.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”
02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”
05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”
06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”
07

Nieuwe bellers worden opgevangen, niet afgehandeld

Iemand die eindelijk om hulp belt, hoort warmte, geen formulier. Ze noteert een naam, een nummer en een goed moment om terug te bellen; ze vraagt “wil je dat ik iets doorgeef?” en accepteert stilte als antwoord. Of ze de eerste sessie zelf boekt of vasthoudt tot de therapeut belt, is jouw instelling.

“Goed dat je belt. Zal ik zorgen dat iemand je terugbelt?”
08

Discretie zit ingebouwd

Herinneringen noemen een tijd en een plek, nooit een reden. Niemand hoort ooit iets over een andere cliënt. Vraagt iemand wat de praktijk doet, dan zegt ze dat gewoon en daar blijft het bij. Kan het niet wachten, dan biedt ze de dienstdoende therapeut aan — de beller beslist.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S
Stella · Psychologenpraktijk Boschveld
sms'jes
8:12
Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.
5:00 · Sessie · 50 min · Dr. Vermeulende administratie
  1. 8:12Vrijgekomen — Sam zegt af per sms
  2. 8:13Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
  3. 8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 2 mensen die om korte termijn vroegen
  4. 8:52Gevuld — Ines zei ja; de rest hoort “al vergeven”
  5. ·Sam · volgende di 17:00 ongewijzigd · geen nabellen
  • De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
  • Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
  • De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
  • Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
  • Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
  • Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een noodgeval in de familie, een ochtend supervisie, een zieke therapeut, de verwarming van het pand kapot — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de cliënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke cliënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Niemand hoort waarom; niemand belt de praktijk.

Ik heb een noodgeval in de familie. Maak mijn dag leeg, bied deze week aan waar cliënten dat willen, en zit niemand achterna die liever wacht.
Stella, twintig minuten later7 sessies aangepakt · 4 deze week opnieuw geboekt · 3 kozen te wachten — geen gejaag · niemand hoort waarom
Wekelijks is een ritme, geen herinnering

Een gemiste dinsdag gooit het plan niet om.

Wat de therapeut wil — wekelijks, om de week, afbouwend — ligt vast. Het ritme is het vaste tijdstip. Eén gemiste sessie schuift één sessie op; een week overslaan is een bewuste pauze, en die haalt ze niet in.

  • De intentie van de behandelaar is de bovenste laag — nooit stilletjes gewijzigd door een slechte week.
  • Vakanties en het verlof van de therapeut zijn bij het boeken al in beeld en worden dan geregeld — overslaan of een alternatief.
  • Vervanging wordt alleen aangeboden als de praktijk én de cliënt dat allebei willen; de standaard is dezelfde therapeut, altijd.
  • Een overgeslagen week wordt vastgelegd als eigen keuze — geen herinnering, geen duwtje, geen ‘we hebben je gemist’.
Sam · wekelijks bij Dr. Vermeulenplan → ritme → sessies
IntentWekelijks, doorlopend — de behandelaar bepaalt.
RhythmDinsdags 17:00 bij Dr. Vermeulen, vanaf de 3e.
Deze weekdi overgeslagen — bewust gekozen · volgende di ongewijzigd
W1
W2
W3
W5
W6
Beide gaten zijn afgesproken, elk in één zin. Niemand is erachteraan gebeld. Volgende week gaat vanzelf weer gewoon door.
Een therapeut die aan het einde van een sessie een cliënt naar de deur begeleidt, beiden van achteren gezien, ochtendlicht

Het dapperste telefoontje van de week komt van een nummer dat ze niet kent. Het krijgt het warmste antwoord.

Voor je team

Sessies blijven ongestoord.

Een tablet op de balie: wie er nu komt, wat er is veranderd. Niets klinisch erop — voornamen en tijden. Eén knop om te zeggen “verzet mijn afspraak van vier naar vijf.” Verzekeraars in de wacht en verkopers van bedrijvengidsen bereiken nooit een therapeut.

Nu4:52Noorderlicht
  • Nieuwe beller om 16:50 — terugbelafspraak gereserveerd; notitie voor Dr. Vermeulen: “een paar zware maanden”
  • Eén keer dinsdag 17:00 overgeslagen deze week — eigen keuze; volgende week ongewijzigd
  • Een verzekeraar, een gidsverkoper en een robocall afgehandeld. Niets voor jou.
“Hou mijn vrijdagochtenden vrij de komende maand — supervisie.”
  • Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
  • Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
  • Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
  • Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
  • Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
  • Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Alles landt geruisloos op de tablet. Kan iemand echt niet wachten, dan biedt ze de dienstdoende therapeut aan en laat dat toestel rinkelen — de regel van de twee poorten: de beller vraagt, de behandelaar kiest alsnog.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

  • Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
  • Bevestigingen en herinneringen per sms
  • Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
  • Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

  • De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
  • Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
  • Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
  • Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Vijf therapeuten op Opnemen: €195 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw therapeuten en hun uren, jouw sessieduur, hoe je wilt dat eerste telefoontjes worden opgevangen, jouw bereikbaarheidsregeling, jouw eigen woorden voor wat de praktijk doet. Ze wordt met de hand geconfigureerd voor de eerste praktijken — een paar tegelijk — en deze krijgt de zorgvuldigste configuratie van allemaal.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.

Dank je — je staat op de lijst. Er antwoordt een mens, geen funnel.
Dat ging mis. Mail hello@callitor.ai en we voegen je met de hand toe.

Geen nieuwsbrief. Geen salesfunnel. We antwoorden zodra er echt plek voor je is.