Callitor · Stella voor verloskundige praktijken, doula's & lactatiekundigen — het zwangerschapsschema per week bijgehouden, het telefoontje om twee uur 's nachts vriendelijk beantwoord

Het probleem

De telefoontjes komen om tien voor zeven 's ochtends en tien over half elf 's avonds. De agenda staat op iemands telefoon.

01Een vrouw die voor het eerst zwanger is belt na de positieve test. Iedereen is op huisbezoek; voicemail. Ze boekt dan maar bij het ziekenhuis.
02Zwangerschapscontroles volgen de week van de zwangerschap — en worden met de hand opnieuw ingepland zodra er één schuift.
03Huisbezoeken, praktijkdagen en donderdags een lactatiespreekuur. Drie agenda's, één telefoon.

Je hebt niet nóg een verloskundemodule nodig. Iemand moet opnemen — om tien voor zeven, warm — weten wie waar is, en de agenda in weken blijven tellen.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Dinsdag, tien voor zeven 's ochtends. Iedereen is op huisbezoek. Een vrouw belt die haar eerste verwacht.

Onbekend nummer: warm, zonder haast, geen indringende vragen. Een intake geboekt, de agenda geteld vanaf haar datums, en het bereikbaarheidsnummer als iets niet kan wachten.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Verloskundigen De Wilg

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DonderdagSpreekuurdag · Hana

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — én ze telt in weken.

De universele zes, plus twee die tellen als de agenda een zwangerschap is en er op elk uur gebeld wordt.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Een agenda die in weken telt

Intake, 12, 16, 20, 24, 28, 31, 34, 36, 38, 40 — geprojecteerd vanaf de datums van de moeder, met de juiste verloskundige op de juiste plek. Verzet er één en de rest houdt zijn tussenruimte. Kraambezoeken en lactatieconsulten volgen hetzelfde ritme.

“Je zit rond de zeven weken — de intake past het best in de komende één à twee weken.”

08

Warm om 6:50, en eerlijk over wat ze is

Het eerste telefoontje en het ongeruste telefoontje komen allebei op rare tijden. Ze neemt warm op, wimpelt een onbekende nooit kil af, en als het niet kan wachten biedt ze de dienstdoende verloskundige aan — de beller beslist. Vraag het haar, en ze zegt gewoon dat ze de assistent is.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Verloskundigen De Wilg

sms'jes

7:50

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

7:50Vrijgekomen — Ade zegt af per sms
7:51Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 2 mensen die om korte termijn vroegen
8:39Gevuld — Ines zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Ade · do 13:00 · 28-wekencontrole binnen de termijn

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een bevalling, een verloskundige die de hele nacht dienst had, een praktijkochtend die moet schuiven — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de moeder. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke moeder in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Loop je uit zonder dicht te zijn, dan krijgt de volgende moeder een berichtje vóór die de deur uitgaat — geen wachten voor een dichte deur. Niemand hoort waarom; niemand belt je mobiel.

Ik ben opgeroepen voor een bevalling. Maak mijn praktijkochtend leeg — Ines neemt de 28-wekencontroles, de rest naar donderdag, en laat het ze op een warme toon weten.

Stella, twintig minuten later5 bezoeken geraakt · 2 bij Ines · 3 naar donderdag · allemaal binnen hun venster · niemand hoefde te bellen

Gespreid op zwangerschapsweek

Controles gespreid volgens de zwangerschap, niet de kalender.

Het zwangerschapsschema ligt vast, maar de zwangerschap bepaalt de tussenpozen — niet de kalender. Stella rekent vooruit vanaf haar termijn, zet bij elk bezoek de verloskundige en de plek erbij, en schuift de rest netjes mee zodra één bezoek verandert.

Intake, 12, 16, 20 weken en verder — automatisch, op basis van haar datums.
Standaard de voorkeursverloskundige; een collega alleen als de moeder ja zegt.
Huisbezoeken en spreekuurdagen zijn per verloskundige per locatie — ze biedt nooit een spreekuurplek aan op een huisbezoekdag.
Het dienstrooster is voor haar zichtbaar: “vraag naar de dienstdoende verloskundige” komt altijd bij iemand uit.

Voor je team

Bezoeken blijven bezoeken.

Een tablet in de praktijk en ieders eigen dag op haar telefoon: wie de volgende is, waar, wat er veranderd is. Eén knop om te zeggen “verzet Ruth naar vrijdag.” Vertegenwoordigers en oplichters bereiken nooit een verloskundige op huisbezoek.

Nu12:48Spreekuurdag

Emma — 13:00, intake (nieuw, ~7w)Hana · daarna Ruth om 14:00

Nieuwe beller om 6:50 — intake do 13:00; schema opgezet vanuit haar termijn
16-wekencontrole van Ines verplaatst naar huisbezoek dinsdag — interval behouden
Een kinderwagenbedrijf en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Ik heb vannacht dienst — zet alles wat dringend is door naar mijn mobiel.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Niets klinisch op de tablet — voornamen, weken en tijden. Je dossiers blijven waar ze zijn.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Drie verloskundigen, een doula en een lactatiekundige op Opnemen & regelen: €345 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw verloskundigen en waar ze op welke dag zijn — praktijk en thuis —, jouw controleschema, jouw dienstrooster, jouw woorden. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — een paar tegelijk — en deze met extra zorg.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.