Privacybeleid

• Stella verwerkt de gegevens van uw klanten voor één doel: het runnen van uw balie. Niets anders.
• Alles is in rust versleuteld met FIPS 140-3-gevalideerde cryptografische modules (VaultDB, dezelfde opslag onder de credential-vaults van Clavitor) en onderweg met TLS, in SOC 2-geauditeerde datacenters.
• Wij verkopen, delen of verhuren geen gegevens. Aan niemand. Om geen enkele reden. We trainen er geen AI-modellen op, en onze leveranciers mogen dat evenmin.
• Deze website: geen analytics, geen trackingpixels, geen scripts van derden, geen cookies.
• HIPAA: wij zijn uw business associate en tekenen een BAA. AVG: onze verwerkersovereenkomst geldt voor elk betaald account.
• U kunt uw gegevens op elk moment exporteren of verwijderen.

Dit beleid geldt voor de website callitor.ai en voor de Callitor-dienst — Stella die voor uw bedrijf opneemt, boekt en berichten stuurt. Callitor is een product van Clavitor LLC, een limited liability company naar het recht van Florida.

Uw bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw klanten: u bepaalt wat Stella vraagt, bewaart en zegt. Callitor is de verwerker — wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens uw instructies, om de dienst te leveren. Waar uw praktijk onder HIPAA een covered entity is, zijn wij uw business associate, en is op verzoek een Business Associate Agreement beschikbaar. Onze verwerkersovereenkomst — met standaardcontractbepalingen voor naleving van de AVG en de Zwitserse FADP — geldt voor elk betaald account.

• Uw klanten: namen, telefoonnummers, afspraakgegevens, berichten die met Stella zijn uitgewisseld, en de gestructureerde uitkomst van elk gesprek — wie er belde, wanneer, wat er is geboekt, verzet of gevraagd om door te geven.
• Gesprekken: audio wordt verwerkt door spraakmodellen om te verstaan en te antwoorden. Of opnames en volledige transcripties bewaard blijven, en hoe lang, is uw instelling; standaard bewaart Stella de gestructureerde uitkomst, niet de opname.
• Uw team en bedrijf: namen van medewerkers, werktijden en locaties, uw diensten en prijzen, uw beleid, uw bereikbaarheidsdienst.
• Uw account: het e-mailadres van de eigenaar en de authenticatie; factuurgegevens liggen bij Paddle, onze Merchant of Record, niet bij ons.

• Analytics, telemetrie of tracking op deze website — geen, en geen scripts van derden.
• Cookies — geen op callitor.ai.
• Logbestanden van IP-adressen anders dan voor de directe verwerking van verzoeken en bescherming tegen misbruik (toegangslogs worden bewaard met gemaskeerde adressen).
• Alles van uw klanten dat niet nodig is om uw balie te laten draaien. Stella vraagt een eerste beller nooit waar het over gaat.

Herinneringen noemen een tijd en een plaats, nooit een reden. Geen cliënt hoort ooit iets over een andere cliënt — een vrijgekomen plek wordt aangeboden zonder te zeggen van wie die was, en een verplaatste afspraak wordt verplaatst zonder te zeggen waarom. Het teamtablet toont voornamen en tijden, geen dossiers. Vraagt iemand wat uw praktijk doet, dan zegt Stella dat kort en duidelijk, en daar blijft het bij.

Wij gebruiken infrastructuurleveranciers om de dienst te laten draaien: hosting in SOC 2-geauditeerde datacenters, telecomproviders om gesprekken te verbinden en sms'jes af te leveren, aanbieders van spraak- en taalmodellen om te verstaan en te antwoorden, en Paddle voor de facturering. Elk van hen verwerkt uitsluitend wat voor zijn functie nodig is, onder contract: onze spraak- en taalaanbieders mogen audio of tekst niet langer bewaren dan de verwerking vergt en mogen er niet op trainen. Wij gebruiken geen analysediensten, advertentienetwerken of datahandelaren. De actuele lijst van subverwerkers is op verzoek beschikbaar.

Uw agenda en de gegevens van uw klanten worden bewaard zolang u klant bent. Opnames en transcripties, als u die bewaart, worden bewaard volgens de bewaartermijn die u instelt. Na opzegging is uw agenda 30 dagen alleen-lezen en wordt daarna definitief verwijderd; compliance-back-ups worden 30 dagen daarna vernietigd. U kunt op elk moment om onmiddellijke verwijdering vragen.

Als wij daartoe door een geldig juridisch bevel worden verplicht, verstrekken wij wat wij hebben — versleutelde account- en boekingsgegevens — en, tenzij de wet dit verbiedt, informeren wij u eerst. Voor klanten buiten de Verenigde Staten en Canada biedt de Zwitserse jurisdictie (zie de Voorwaarden) extra bescherming tegen verzoeken van buitenlandse overheden.

Standaard worden uw gegevens gehost in de Verenigde Staten. Andere regio's zijn op verzoek beschikbaar; wanneer wij u elders hosten, blijven uw gegevens daar en worden ze niet naar andere regio's gerepliceerd, tenzij u daarom vraagt.

Verzoeken van uw cliënten — om in te zien, te corrigeren of te wissen wat over hen is vastgelegd — komen bij u binnen als verwerkingsverantwoordelijke, en wij helpen u ze te beantwoorden: elke afspraak, elk bericht en elke uitkomst die aan een persoon is gekoppeld, kan op uw instructie worden geëxporteerd of gewist.

Opzeggen kan altijd; er is geen contract. Stella blijft opnemen tot het einde van de lopende factuurmaand, daarna is uw agenda 30 dagen alleen-lezen en wordt die vervolgens verwijderd. Terugbetalingen: na elke afschrijving heeft u 14 dagen om op te zeggen met volledige terugbetaling van die afschrijving. Alle details staan in de Algemene voorwaarden.

Wij informeren klanten per e-mail voordat wij wezenlijke wijzigingen doorvoeren. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze URL.

Vragen over dit beleid, een BAA of een verwerkersovereenkomst? Mail naar legal@callitor.ai.