Callitor · Stella voor kapsalons & kleurspecialisten — de telefoon opgenomen terwijl je handen in de folies zitten

Het probleem

Een telefoontje dat niemand aanneemt, is een klant die je nooit krijgt.

01Elke stylist is ergens middenin; de receptie staat te föhnen. De telefoon gaat, niemand neemt op. Zij boekt ergens anders.
02Een no-show om twee uur slaat een gat in Maya’s dag dat niemand tijd heeft te vullen. De stoel blijft leeg; ze is alsnog pas om zeven uur klaar.
03Een kleuring boekt op papier als een knipbeurt — negentig minuten stylist weg — terwijl haar handen het grootste deel vrij zijn.

Niets hiervan is een planningssoftware-probleem. Het is een balieprobleem: iemand moet opnemen, de hele agenda kennen, en weten hoe elk van je stylisten werkt.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Donderdag, tien over half twee. Maya brengt een balayage aan. Een nieuwe klant belt.

Stella neemt op als onderdeel van de salon, luistert, en boekt in het echte gat — het gat binnen de inwerktijd.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Kapsalon Nova

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DonderdagGrote Markt · Maya

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — én ze snapt kleur.

De universele zes, en twee die er alleen toe doen als je een schaar hebt.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Weet dat een kleuring drie fases is

Aanbrengen (handen bezet), inwerken (handen vrij, stoel bezet), uitspoelen en stylen (handen bezet). Ze boekt een knipbeurt in de wachttijd — dezelfde stylist, een andere stoel — en laat nooit twee mensen dezelfde stoel nodig hebben.

“Maya is vanaf 13:45 vrij terwijl een kleuring inwerkt.”

08

Beantwoordt “wie is jullie beste kleurspecialist?” zonder te liegen

Ze rangschikt je team niet. Ze vertelt wie balayage doet, wie senior is, wie Spaans spreekt, wat elke stylist over zichzelf zegt — en laat de klant kiezen.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Kapsalon Nova

sms'jes

11:12

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

11:12Vrijgekomen — Leah zegt af per sms
11:13Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
11:14Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
11:26Gevuld — Priya zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Leah · verzet naar do 17:30 · 11:41

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

De boiler kapot, een stylist ziek thuis, een kleurlevering die niet kwam — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de cliënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke cliënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij vertraging in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de cliënten die nog niet van huis zijn krijgen het berichtje en de keuze; wie al op de bank zit krijgt de echte wachttijd en een koffie; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij het blijft schuiven. Niemand hoort waarom; niemand belt de salon.

De boiler is kapot — geen warm water tot twee uur. Verzet alle wasafspraken van vóór tweeën, bied in plaats daarvan knippen en consulten aan, en zeg dat het van de zaak is.

Stella, twintig minuten later9 boekingen geregeld · 5 verplaatst naar na tweeën · 3 vandaag omgezet naar droog knippen · 1 wacht op antwoord · kosten kwijtgescholden, reden vastgelegd

Tijd van de klant ≠ tijd van de stylist

Een kleuring is een recept, geen blok.

De meeste boekingstools zetten er negentig minuten dicht en klaar is het. Stella kent de behandeling zoals jij ’m echt doet — zo wordt de inwerktijd gewoon boekbaar: een knipbeurt, een pony bijpunten, een consult.

Elke behandeling bestaat uit fases: handen erop, handen vrij, stoel bezet of niet.
Stylistconflicten kijken alleen naar hands-on-tijd; stoelconflicten naar het hele bezoek.
Een andere duur is een andere dienst — knippen vs knippen & kleuren — nooit gerommel per stylist.
Prijzen van senior stylisten zijn een uitzondering per persoon op dezelfde behandeling, dus prijsopgaven aan de telefoon kloppen.

Voor je team

In de salon blijft het rustig.

Een tablet bij de wasbakken laat zien wie de volgende is bij elke stoel en wat er veranderd is. Niemand hoeft te stoppen, handen af te drogen en een app te openen — en de eigenaar ziet de hele vloer.

Nu1:52Grote Markt

Sarah — 13:45, knippenJess spoelt uit om 14:30 · Hannah om 16:00

15:30 bij Sam vrijgekomen — aangeboden aan Leah, die eerder wilde
Hannah is tien minuten later, zegt sorry
Drie verkooptelefoontjes afgehandeld. Niets voor jou.

“Schuif Hannah door naar kwart over vier en sms haar dat het prima is.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

En wanneer een vertegenwoordiger belt over een nieuwe productlijn, of iemand pinautomaten verkoopt — dan merk je daar niets van. Dat is precies de bedoeling.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Vier stylisten op Opnemen & regelen: €276 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw salon.

Jouw behandelingen als recepten, jouw stylisten en wat ze doen, jouw stoelen, jouw openingstijden per vestiging. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste salons — en daarom gaan we langzaam.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.