Callitor · Stella voor diëtisten- en voedingspraktijken — tweewekelijkse vervolgafspraken die bewust afbouwen, eerste bellers warm ontvangen

Het probleem

De eerste keer bellen kostte maanden moed. Om tien voor een neemt niemand op.

01Iemand belt eindelijk, na een verwijsbrief van de huisarts. Iedereen zit in consult; voicemail. Er wordt niet teruggebeld.
02Wekelijks wordt tweewekelijks wordt maandelijks op papier — en verwatert in de praktijk tot niets.
03Op locatie, via video en af en toe een huisbezoek — drie agenda's in één hoofd.

Het is niet zo dat je nóg een praktijkmodule nodig hebt. Iemand moet warm opnemen, alle drie de agenda's kennen, en de afbouw op koers houden.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Woensdag, tien voor een. Iedereen zit in consult. Iemand belt voor de eerste keer.

Onbekend nummer, dus: de zaak, haar voornaam, hulp — en dan luistert ze. Geen priemende vragen. Eerste consult geboekt, vervolgconsulten uitgelegd zonder verkooppraatje.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Diëtisten Groenewoud

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

VrijdagGroenewoud · Priya

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — plus ze houdt de afbouw op ritme.

De universele zes, en twee die ertoe doen als het plan afbouwt en de beller het lang heeft uitgesteld.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Wie voor het eerst belt, is welkom

Iemand die al maanden van plan is te bellen, hoort warmte, geen formulier. Ze boekt het eerste consult, legt zonder verkooppraatje uit wat er gaat gebeuren, en vraagt niets over het waarom. Op de praktijk of via video — dat kiest de beller.

“Kom je liever langs, of doen we het via video?”

08

Wekelijks → tweewekelijks → maandelijks, één plan

Het vervolgritme dat de diëtist bepaalt is een plan met afbouw, geen drie losse schema's. Een verzet bezoek verschuift één keer; de afbouw loopt door; video en op locatie staan in dezelfde agenda.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Diëtisten Groenewoud

sms'jes

9:02

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

9:02Vrijgekomen — Dana zegt af per sms
9:03Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
9:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
9:44Gevuld — Ade zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Dana · video 17:30 · spreiding behouden

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een grondige schoonmaak, een diëtist ziek thuis, een praktijkdag die naar video moet — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de patiënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke patiënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Loop je uit zonder dicht te zijn, dan krijgt de volgende patiënt een berichtje vóór die de deur uitgaat — geen wachten voor een dichte deur. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

De praktijk is vrijdag dicht voor een grondige schoonmaak — zet vrijdag om naar video waar mensen dat prima vinden, anders naar volgende week.

Stella, twintig minuten later6 patiënten geregeld · 4 omgezet naar video · 2 naar volgende week · interval behouden

Spreiden, niet tellen

Een plan dat met opzet afbouwt.

Wekelijks, tweewekelijks, maandelijks — dat zijn presets. Daaronder zit één ritme dat vanzelf ruimer wordt, dus een afbouw is één plan en geen drie, en een verzette afspraak gooit dat plan niet om.

Het plan is van de diëtist — spreiding en horizon, zoals vastgelegd.
Het ritme is hoe het in de week ligt; op een datum kan het van fase wisselen.
Video en in de praktijk zijn één agenda; een vervolgafspraak kan tussen beide wisselen.
Vakanties en verlof worden gezien bij het boeken, niet op de dag zelf.

Plan4× wekelijks · 4× tweewekelijks · daarna maandelijks.

RhythmVrijdags 14:00 bij Priya, dan om de week vrijdag, dan de eerste vrijdag van de maand.

Deze weekvr verzet → ma 10:00 (video) · spreiding behouden

1×

1× ↺

2w

4w

Priya’s verlof kwam boven toen het plan werd geboekt en is toen al geregeld — overslaan of een collega — niet op de dag zelf geïmproviseerd.

Voor je team

Consulten blijven ongestoord.

Een tablet op de balie: wie is er aan de beurt, op locatie of via video, wat is er veranderd. Eén knop om te zeggen “verzet Ruth naar drie uur.” Supplementenvertegenwoordigers en scamgesprekken komen er nooit doorheen.

Nu1:52Greenway

Dana — 14:00, eerste consult (nieuw)Priya · daarna Kim om 16:00

Nieuwe beller om 12:40 — eerste consult vr 14:00, op de praktijk
Toms vrijdag verzet naar maandag via video — interval behouden
Een supplementenvertegenwoordiger en een robocall afgehandeld. Niets voor jou.

“Doe mijn woensdagen de rest van de maand alleen via video.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Niets klinisch op de tablet — voornamen en tijden. Jouw aantekeningen blijven waar ze zijn.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Drie diëtisten op Opnemen & regelen: €207 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw consulttypes en -duren, jouw diëtisten en kamers, video- en praktijkuren, jouw afbouwschema's. Ze wordt met de hand geconfigureerd voor de eerste praktijken — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.