Een therapeut geknield op een mat bij een jong kind, vol aandacht; op het bureau erachter licht een telefoon op, genegeerd
Voor kindertherapie & intensieve trajecten

Elke therapeut zit met een kind op de mat. Zij heeft de telefoon.

Drie therapeuten in twee steden, de ene sessie na de andere, en een telefoon die niemand kan opnemen. Stella neemt elk gesprek aan met de warmte die een ongeruste ouder verdient, plant in de echte dag van elke therapeut op elke locatie, herinnert, verzet — en houdt het ritme van een behandeltraject overeind als een week in de soep loopt.

Vraag early access aan → Hoor hoe ze opneemt
Goedemorgen, Kinderpraktijk Rosmalen, je spreekt met Stella — waarmee kan ik je helpen?
Het probleem

Een gemist telefoontje kost zelden één sessie. Het is een traject dat nooit begint.

  1. 01Iedereen zit in sessie. De telefoon gaat. Die ouder belt niet terug — en een heel zorgtraject verdwijnt stilletjes naar een ander.
  2. 02Een gezin redt dinsdag niet en haakt af op de voicemail. Het ritme breekt; niemand puzzelt de week opnieuw vol.
  3. 03Je specialisten verdelen hun dagen tussen Den Bosch en Tilburg. “Eerder als je kunt rijden” zit in iemands hoofd, niet in het systeem.

Hiervoor bestaat Stella. Ze begon in de kindertherapie — lange dagen in sessie, veel emotie, en de kosten van een gemiste oproep gemeten in zorgtrajecten, niet in losse plekken.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Dinsdag, tien over half tien. Nelly zit midden in een sessie. Een ouder die ze kent belt.

Herkend aan het nummer, begroet bij naam, geen instellingsscript. Ana's plan is twee keer per week — Stella bewaakt de tussenpozen terwijl ze de sessie verzet.

Inkomende oproep · Mevr. Martens · Ana’s moeder
S
Stella · Kinderpraktijk Rosmalen
gaat over
0:00
Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.
DonderdagDen Bosch · Nelly
Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede praktijkmanager doet — en ze denkt in behandeltrajecten.

De universele zes, plus twee die er alleen toe doen als de planning een klinisch voorschrift is.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”
02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”
05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”
06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”
07

Bewaakt het behandelplan

Twee keer per week, doorlopend — dat is jouw voorschrift en die behandelt ze als vast. Een overgeslagen week geeft één sessie vrij; het plan en het ritme bewegen niet. Cadans is spreiding, niet tellen: twee sessies op één dag gestapeld tellen niet als twee keer per week.

“Om het ritme te houden kan ik donderdag om drie uur, of woensdag om tien uur.”
08

Invallen of overslaan — het gezin beslist

De band is met één therapeut. Is die afwezig en zou een collega kunnen waarnemen, dan biedt Stella dat aan — ze gaat er nooit zomaar van uit. Wil het gezin liever wachten, dan is dat een bewust gat — dat vult ze niet “behulpzaam” op.

Late afzeggingen

Een ziek kind aan het ontbijt is geen no-show. Het is een plek die zij vult zodra jij open bent.

Het sms'je van 7:38 komt binnen en ze pakt het meteen op — de moeder hoeft niet tot negen uur te wachten en het dan te vergeten. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — 24 uur van tevoren, een inhaalles, een vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en praat een ouder nooit een schuldgevoel aan.

S
Stella · Kinderpraktijk Rosmalen
sms'jes
7:31
Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.
3:00 · Therapie · 50 min · Nellyde administratie
  1. 7:31Vrijgekomen — Ana zegt af per sms
  2. 7:32Beleid toegepast, inhaalles aangeboden — vriendelijk
  3. 8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
  4. 8:52Gevuld — Ethans moeder zei ja; de rest hoort “al vergeven”
  5. ·Ana · do 15:00 vastgehouden · plan onaangeroerd
  • De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
  • Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
  • De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
  • Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
  • Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
  • Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een therapeut opgeroepen naar het ziekenhuis, een ziektedag, de praktijk dicht voor een grondige schoonmaak, een intensieve week omgegooid — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de gezin. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke gezin in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de gezinnen die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

Ik ben naar het ziekenhuis geroepen — maak mijn middag leeg, bied Nelly aan waar gezinnen dat goed vinden, en vraag de rest wat zij willen.
Stella, twintig minuten later6 sessies geraakt · 3 bij Nelly (keuze van de gezinnen) · 2 verzet naar donderdag · 1 in afwachting · plannen ongemoeid
Behandelplan → ritme → sessies

Een rotweek gooit het plan niet om.

De meeste systemen denken in afspraken. Stella denkt in drie lagen, en de bovenste is van jou: wat er behandeld moet worden, hoe de week er normaal uitziet, en de echte sessies in de echte agenda.

  • Het zorgplan is het voorschrift — wie, hoe vaak, hoe lang. Heilig; wordt nooit stilletjes afgeschaald.
  • Het ritme is de gewenste invulling: dinsdag en vrijdag bij Nelly, vanaf september. Het kan in de toekomst beginnen, pauzeren of stoppen.
  • Sessies worden gegenereerd uit het ritme; alleen een sessie verschuift als een week misloopt.
  • Bij het boeken loopt ze de hele reeks langs op vakanties en bekende sluitingen en regelt ze die meteen — “Thanksgiving valt op een donderdag: die week overslaan, of een andere tijd zoeken?”
Ana · twee keer per week, doorlopendbehandelplan → ritme → sessies
BehandelplanTwee keer per week, verstandig gespreid, doorlopend — de klinische waarheid.
Rhythmdi 15:00 & vr 10:00 bij Nelly, Den Bosch, vanaf september.
Deze weekdi verzet → do 15:00 · vr blijft · plan onaangeroerd
W1
W2
W3
W4 ↺
W5
W7
De overgeslagen week is een afgesproken gat — ze vult niets op wat het gezin bewust heeft besloten over te slaan. Volgende week gaat vanzelf weer gewoon door.
Een kind dat lacht midden in een sessie, de handen van de therapeut die een beweging begeleiden, zonlicht in de kamer

Die toon hebben we met vallen en opstaan geleerd — door zelf de ouder aan de lijn te zijn.

Voor je team

Ononderbroken behandeltijd is precies waar het om draait.

Een klein scherm op elk bureau waar een therapeut tussen sessies even op kijkt, zoals je op een klok kijkt. Wie is de volgende, en is er iets veranderd. Niks om te bedienen — en de behandelcoördinator ziet elke kamer en elke stad.

Nu2:52Den Bosch
  • Het gezin van Ethan is tien minuten later — Nelly weet ervan
  • Nieuwe ouder belde om 13:40 — mevrouw Okoye, wil na 17:00 teruggebeld worden. Niet dringend.
  • Twee verkooptelefoontjes en een makelaar afgehandeld. Niets voor jou.
“Zet Grace op kwart over vier, en zeg tegen Peter dat ik om zeven uur thuis ben.”
  • Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
  • Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
  • Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
  • Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
  • Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
  • Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Nieuwe ouders zijn het belangrijkste telefoontje van de week. Of Stella zelf de intake boekt of een naam, een nummer en een goed terugbelmoment noteert, is jouw instelling — niet de hare.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

  • Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
  • Bevestigingen en herinneringen per sms
  • Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
  • Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

  • De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
  • Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
  • Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
  • Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Drie therapeuten op Opnemen & regelen: €207 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw diensten, je therapeuten en waar ze op welke dag zitten, je zorgplannen en hoe je wilt dat eerste gesprekken lopen. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — daarom gaan we langzaam, en beginnen we dicht bij huis.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.

Dank je — je staat op de lijst. Er antwoordt een mens, geen funnel.
Dat ging mis. Mail hello@callitor.ai en we voegen je met de hand toe.

Geen nieuwsbrief. Geen salesfunnel. We antwoorden zodra er echt plek voor je is.