Callitor · Stella voor dierenklinieken — het ongeruste baasje warm te woord gestaan, de juiste kamer geboekt

Het probleem

Het ongeruste baasje belt terwijl beide dierenartsen bij patiënten staan die ook niet kunnen wachten.

01De telefoon gaat terwijl beide dierenartsen in consult zitten. Niemand neemt op; het baasje probeert de kliniek aan de andere kant van de stad.
02Een consult met bloedonderzoek in huis blokkeert een kamer een uur — terwijl de dierenarts maar de helft nodig is.
03Vaccinaties zijn een herinneringskaartje. De helft is te laat.

Het is niet zo dat je nóg een praktijkmodule nodig hebt. Iemand moet opnemen, warm zijn voor een geschrokken eigenaar, en weten welke kamer en welke dierenarts een bezoek nodig heeft.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Woensdag, tien over half vier. Dr. de Wit zit in kamer 1. Een ongerust baasje belt.

Stella is warm en stelt geen diagnose. Ze biedt het consult voor dezelfde dag aan, en direct de assistente als het niet kan wachten — de eigenaar beslist.

Inkomende oproep · Mevr. Dekker · baasje van Bella

S

Stella · Dierenkliniek Hintham

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

WoensdagDr. de Wit

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — en ze weet dat een kamer geen dierenarts is.

De universele zes, plus twee die ertoe doen als patiënten niet kunnen praten en kamers gedeeld worden.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Warm, maar nooit een diagnose

Ze luistert, ze gokt niet. Consult, vaccinatie, controle — ze boekt het juiste type bezoek bij de juiste dierenarts en kamer, en als het misschien niet kan wachten, biedt ze meteen de assistente aan. Het baasje beslist.

“Dr. de Wit kan om tien voor half vijf naar haar kijken — of ik verbind je nu door met de assistente.”

08

Consult met bloed prikken is een draaiboek

Onderzoek, bloed prikken (arts vrij, kamer gereserveerd), uitslag en plan. Ze boekt een vaccinatie in de wachttijd — dezelfde dierenarts, een andere kamer — en nooit hebben vier bezoeken samen drie kamers nodig.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Dierenkliniek Hintham

sms'jes

1:12

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

1:12Vrijgekomen — Bella zegt af per sms
1:13Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
1:14Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
1:29Gevuld — Dhr. Hale zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Bella · vrijgegeven · notitie voor de assistente

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een spoedoperatie, een dierenarts die veertig minuten uitloopt, een kamer buiten gebruik — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de baasje. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke baasje in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de baasjes die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

Spoedoperatie — Dr. de Wit loopt zo'n veertig minuten uit. Meld het in de wachtkamer, bel iedereen die nog niet van huis is vertrokken, bied Dr. van Dijk aan, en laat de afspraken van vier uur voorlopig staan.

Stella, twintig minuten later2 in de wachtkamer ingelicht · 3 die nog niet onderweg waren gebeld — 2 kwamen later, 1 koos Dr. van Dijk · vanaf 16:00 ongemoeid · om 15:50 zei ze “klaar”, cascade geannuleerd

Klanttijd ≠ dierenartstijd

Een consult met bloed prikken is een draaiboek, geen uur.

Onderzoeken, bloed prikken, uitslag bespreken. De kamer is de hele tijd bezet; de dierenarts alleen aan het begin en aan het eind. Stella boekt zoals jij werkt — zodat er in dat wachten een vaccinatie past, in de kamer ernaast.

Elke behandeling bestaat uit fases: handen erbij, handen vrij, ruimte bezet of niet.
Conflictchecks voor de dierenarts tellen alleen de hands-on tijd; die voor de kamer het hele bezoek.
Onderzoekskamers zijn een pool met een aantal — ze laat nooit vier bezoeken om drie kamers vragen.
Vaccinatieboosters zijn een vast ritme — per sms vooraf herinnerd, per keer één bezoek verplaatst.

Client's chair · de eigenaar en de patiënt zijn de hele tijd in de kamer

Onderzoek & prikken20 min · hands-on

Bloedonderzoek loopt25 min · arts vrij, kamer gereserveerd

Uitslag & plan15 min · hands-on

Dr. de Wit's tijdwat Stella in het gat kan boeken

Onderzoek & prikken

Vaccinatie · Coco · kamer 2telefonisch geboekt, past binnen de wachttijd

Uitslag & plan

Dr. de Wit bezetDr. de Wit vrij, room gereserveerdeen tweede klant, geen dubbele boeking

Voor je team

De spreekkamer blijft de spreekkamer.

Een tablet bij de receptie: wie is er aan de beurt, welke kamer, wat is er veranderd. Eén knop om te zeggen “verzet Daisy naar vier uur.” Voervertegenwoordigers en scamgesprekken komen nooit op de werkvloer.

Nu3:48Hintham

Bella — 16:20, consult, kamer 1 (baasje ongerust)daarna Otis om 17:00

Bella zelfde dag geboekt, 16:20 — braakt, drinkt wel, baasje kreeg de assistente aangeboden
Bloedonderzoek van Rex loopt — uitslagmoment 11:45 vastgehouden
Een voervertegenwoordiger en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Zet kamer 2 dicht vanaf vijf uur — de tafel is in reparatie.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Er staat niets medisch op de tablet — namen en tijden, als een whiteboard. Je praktijksysteem blijft waar het is.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Twee dierenartsen en twee assistentes op Opnemen & regelen: €276 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw kliniek.

Jouw consulttypes als recepten, jouw dierenartsen en assistenten, jouw behandelkamers als pool, jouw openingstijden, jouw herinneringsritmes. Ze wordt voor de eerste klinieken met de hand geconfigureerd — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.