Callitor · Stella voor fysio-, ergo- & logopediepraktijken — opgenomen tussen twee patiënten door, ingepland over al je vestigingen

Het probleem

De verwijzing belt één keer. Daarna belt hij de praktijk verderop.

01Elke behandelaar zit midden in een behandeling. Een patiënt belt na een operatie om z'n eerste intake te boeken. Voicemail. Hij probeert de volgende praktijk op de lijst.
02Een behandelplan is twee keer per week, zes weken lang. Eén afzegging en het hele ritme gaat schuiven — en niemand legt het weer recht.
03Je therapeuten rouleren tussen locaties. Welke locatie het snelst een intake heeft, zit alleen in hoofden.

Het is niet dat je meer software nodig hebt. Iemand moet opnemen, weten wie waar zit, en zonder kruisverhoor het aanbod doen: eerder terecht, op de andere locatie.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Maandag, kwart over twee. Dr. Jansen is bij een patiënt. Een nieuwe verwijzing belt.

Stella stelt één ja/nee-vraag over de locatie, hoort het echte antwoord, en biedt de afweging: hier wachten, of eerder bij de andere vestiging.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Fysio Orthenstraat & OT

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DonderdagVlijmen · Dr. Jansen

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — voor al je vestigingen tegelijk.

De universele zes, en twee die ertoe doen als je team rouleert en je patiënten een plan volgen.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Eerder terecht als je wilt reizen

Beschikbaarheid is per behandelaar, per locatie, per uur. Zit de eigen locatie vol, dan biedt ze de andere aan als een simpele ruil — altijd tijd en plek samen, en nooit een aardrijkskundig verhoor.

“Op Orthenstraat kan het pas op de 1e. Lukt Vlijmen ook? Donderdag om 14:20.”

08

Behandelplannen blijven op ritme

Twee keer per week, zes weken lang, betekent twee keer per week — verstandig gespreid. Verschuift een sessie, dan verschuift alleen die sessie; de week erna staat vanzelf weer normaal.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Fysio Orthenstraat & OT

sms'jes

8:10

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

8:10Vrijgekomen — Ade zegt af per sms
8:11Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
8:46Gevuld — Maria zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Ade · do 13:00 · plan op koers

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een behandelaar die vastzit in het ziekenhuis, een behandelkamer buiten gebruik, een sneeuwdag bij één kliniek — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de patiënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke patiënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de patiënts die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

Dr. Jansen zit tot drie uur vast in het ziekenhuis. Schuif haar ochtend naar de middag of bied Orthenstraat aan.

Stella, twintig minuten later5 patiënten geregeld · 3 naar de middag geschoven · 2 kozen Orthenstraat · niemand kwijtgeraakt

Meerdere vestigingen, geen bijzaak

Wie wil reizen, is eerder aan de beurt.

Een behandelaar hoort niet bij één vestiging — aanwezigheid is gewoon een rooster. Stella weet wie op welke dag waar zit, kijkt eerst in de eigen vestiging van de beller en noemt een andere alleen als het daar echt eerder kan.

Uren zijn per behandelaar, per locatie; niemand is “toegewezen” aan een gebouw.
Ze vraagt “Zit je in de buurt van Orthenstraat?” — niet “wat is je locatie?” — en accepteert “Nee, ik zit in Boxtel” zonder het nóg eens te vragen.
Aanbiedingen zijn altijd tijd én plek. Echt eerder betekent dagen, geen twintig minuten.
Een teamlid kan gewoon inspreken: “Op de 3e ben ik in Vlijmen” — en het worden vanzelf uren.

Voor je team

Tussen twee patiënten door: even kijken, niet inloggen.

Een tablet op de balie van elke praktijk: wie er zo komt, wat er is veranderd. Een spraakknop voor “verzet Ruth naar elf uur.” Vertegenwoordigers en scamtelefoontjes halen de werkvloer nooit.

Nu10:48Vlijmen

Ruth — 11:00, vervolgafspraakdaarna Ade om 13:00

Daniel bevestigde donderdag per sms
13:45 kwam vrij — aangeboden aan Maria, die eerder wilde; ze zei ja
Een vertegenwoordiger in medische artikelen en een robocall afgehandeld. Niets voor jou.

“Zet vrijdagmiddag op Orthenstraat dicht — ik ben naar het congres.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Het kader van de behandelaar — uren, spreekuren, dagen — stuurt wat Stella uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie wordt gewoon uitgevoerd en leert haar niets over “normaal.”

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Zes behandelaars op Opnemen & regelen: €414 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella al je vestigingen.

Jouw behandelingen, jouw behandelaars en waar ze op welke dag zijn, jouw kamers, jouw zorgplannen. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.