Callitor · Stella voor chiropractie & osteopathie — vandaag nog geboekt, behandelplannen bewaakt, de telefoon opgenomen tijdens de behandeling

Het probleem

Vraag voor vandaag, en niemand die ja kan zeggen.

01De helft van je telefoontjes is “kan ik vandaag nog terecht?” — en ze komen precies wanneer elke behandelaar de handen op iemands wervelkolom heeft.
02Die van kwart over drie zegt af. Niemand heeft tijd om die van vier uur te bellen. Het gat blijft; de dag eindigt alsnog om zes uur.
03Een behandelplan bouwt af — drie keer per week, dan twee, dan maandelijks. Op papier. In de praktijk verwatert het.

Je hebt geen zoveelste afsprakenrooster nodig. Je hebt iemand nodig die opneemt, de dag kent, en hem stilletjes strak houdt.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Woensdag, vijf over twee. Dr. Smulders is bij een patiënt. Die van kwart over drie belt af.

Stella neemt de afzegging vriendelijk aan — en maakt er dan een aanbod van aan die van vier uur, die had gezegd dat hij graag eerder wilde. Niemand is verplicht.

Inkomende oproep · Dhr. Patel · 15:15

S

Stella · Chiropractie Binnendieze

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

WoensdagHinthamerstraat · Dr. Smulders

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — en geen gaten in je dag.

De universele zes, en twee die ertoe doen als patiënten vandaag nog willen komen en plannen afbouwen.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Vandaag nog — en meteen ja

“Kan het vandaag nog?” krijgt een echt antwoord uit de echte agenda — inclusief gaten die net zijn gevallen. Ze boekt het, bevestigt het, en de patiënt zit in de stoel voordat de voicemail zou zijn afgeluisterd.

“Ik heb 15:15 vrij bij Dr. Smulders — wil je die?”

08

Behandelplannen die afbouwen

Drie keer per week, dan twee keer, dan maandelijks onderhoud. Cadans is tussenruimte plus horizon — ze houdt de vorm vast die jij hebt voorgeschreven en verzet altijd maar één bezoek tegelijk als een week misloopt.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Chiropractie Binnendieze

sms'jes

2:04

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

2:04Vrijgekomen — Dhr. Patel zegt af per sms
2:05Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
2:06Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 1 persoon die om korte termijn vroegen
2:12Gevuld — Dhr. Okafor zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Dhr. Patel · opties per sms · kiest do 9:30

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een brandalarm, een tafel buiten gebruik, een arts met veertig minuten uitloop — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de patiënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke patiënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de patiënts die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

Brandalarm — we staan op de stoep, waarschijnlijk een halfuur. Bel iedereen die nog niet van huis is vertrokken, licht de twee hier in, en laat de rest tot we meer weten.

Stella, twintig minuten later2 in de wachtkamer ingelicht · 3 die nog niet vertrokken waren gebeld — allemaal een half uur later · vanaf 11:30 onaangeroerd · om 10:35 weer binnen, verder niets verschoven

Spreiden, niet tellen

Een behandelplan dat bewust afbouwt.

Wekelijks, twee keer per week, maandelijks — dat zijn knopjes. Eronder zit één ding: hoeveel dagen er tussen twee bezoeken horen te zitten, over de hele periode. Zo is afbouwen of een intensief blok één plan in plaats van drie, en gooit een verzette afspraak het nooit om.

Het plan is het voorschrift — spreiding en horizon, zoals jij het instelt.
Het ritme is hoe het normaal in de week zit; het kan op een datum van fase wisselen.
Alleen een bezoek verschuift als het leven ertussen komt; het plan blijft staan zoals het geschreven is.
Vakanties en je eigen vrije dagen worden bij het boeken gezien, niet op de dag zelf.

Voor je team

Tussen patiënten door, even opkijken — niet inloggen.

Een tablet op de balie beantwoordt “wie is de volgende, wat is er veranderd” in vijf seconden. Eén knop om te zeggen “verzet Zoe naar vijf uur.” Vertegenwoordigers en robocalls bereiken jou nooit.

Nu3:02Hinthamerstraat

Dhr. Okafor — 15:15 (vervroegd)daarna Zoe om 17:00 · dag eindigt 17:30

Meneer Patel zegde 15:15 af — verzetopties per sms gestuurd
Nieuwe patiënt Sam: intakeformulier ontvangen
Twee verkooptelefoontjes afgehandeld. Niets voor jou.

“Plak een kwartier aan Ruths volgende afspraak — en herinner me eraan het lab te bellen.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Niemand wordt ooit twee keer op rij verzet omdat dat de praktijk beter uitkomt. Aanbiedingen om eerder te komen kosten niets; iemand tegen zijn zin verplaatsen is gerantsoeneerd en wordt onthouden.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Twee chiropractoren op Opnemen & regelen: €138 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw afspraaktypes, jouw artsen en kamers, jouw openingstijden, jouw behandelplannen. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.