Callitor · Stella voor logopediepraktijken — de verwijzing van tien voor half negen aangenomen, de wekelijkse sessies op ritme, schooldagen ontzien

Het probleem

Telefonisch spreekuur: half negen tot negen. Ouders bellen om tien voor half negen, tien over half een en kwart over zeven 's avonds.

01Een moeder belt om tien voor half negen met een verwijzing. Iedereen zit al in sessie; voicemail. Ze belt de praktijk aan de andere kant van de stad.
02Een ziek kind om kwart voor acht, een lege plek om kwart over drie. Niemand heeft tijd om de last-minutelijst te sms'en.
03Marloes zit op woensdag op de school, Femke op de tweede praktijk. “Eerder terecht bij de andere praktijk” zit in iemands hoofd.

Dit is geen softwareprobleem. Iemand moet opnemen — warm, zonder kruisverhoor — de dag van elke therapeut op elke locatie kennen, en die van kwart over drie vullen voordat het een gat is.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Dinsdag, tien voor half negen. Iedereen zit in een sessie. Een moeder belt met een verwijzing.

Vóór het telefonisch spreekuur, dus normaal het antwoordapparaat. Stella neemt op, stelt één ja/nee-vraag over de locatie, hoort het echte antwoord, en boekt de intake waar het het eerst kan.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Logopedie Boxtel

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DonderdagPraktijk Rosmalen · Femke

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — en ze kent je locaties en je scholen.

De universele zes, en twee die ertoe doen als je team verspreid is over klinieken en scholen en de verwijzing buiten het telefonisch spreekuur binnenkomt.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Verwijzingen kunnen altijd — ook om 8:20

De verwijzing is het belangrijkste telefoontje van de week, en die valt bijna nooit tussen 8:30 en 9:00. Stella neemt op, vraagt of er een verwijzing van de huisarts is of dat het direct is, boekt de intake op de dichtstbijzijnde locatie — of zet het kind op de wachtlijst en stuurt de ouder een sms zodra er plek is.

“Zit je in de buurt van de Hinthamerstraat, of dichter bij Rosmalen?”

08

Praktijken en scholen

Logopedisten werken op de praktijk en op scholen. Beschikbaarheid is per behandelaar, per plek, per dagdeel — dus als Marloes op woensdag op school zit, biedt Stella dan geen praktijkplekken aan, en andersom. Eerder terecht op de andere locatie? Dan zegt ze dat, mét de plek.

Late afzeggingen

Een ziek kind aan het ontbijt is geen no-show. Het is een plek die zij vult zodra jij open bent.

Het sms'je van 7:38 komt binnen en ze pakt het meteen op — de moeder hoeft niet tot negen uur te wachten en het dan te vergeten. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — 24 uur van tevoren, een inhaalles, een vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en praat een ouder nooit een schuldgevoel aan.

S

Stella · Logopedie Boxtel

sms'jes

7:38

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

7:38Vrijgekomen — Noor zegt af per sms
7:39Beleid toegepast, inhaalles aangeboden — vriendelijk
8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
8:41Gevuld — Sems vader zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Inhaalsessie · do 15:15 · bevestigd 7:52

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een school dicht door een gesprongen leiding, een therapeut ziek thuis, een studiedag waar niemand je over had verteld — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de gezin. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke gezin in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Loop je uit zonder dicht te zijn, dan krijgt de volgende gezin een berichtje vóór die de deur uitgaat — geen wachten voor een dichte deur. Niemand hoort waarom; niemand belt de praktijk.

De school is dicht door een gesprongen leiding — verzet de sessies van woensdag naar de praktijk of naar volgende week, de ouders kiezen.

Stella, twintig minuten later8 sessies geraakt · 5 naar de praktijk · 2 naar volgende week · 1 wacht · plannen onaangetast

Plan → ritme → sessies

Ziek op dinsdag? Het plan blijft staan.

De meeste agenda's denken in afspraken. Stella denkt in drie lagen, en de bovenste is die van de logopedist: het behandelplan, hoe dat normaal in de week valt, en de echte sessies op de echte dagen.

Het plan is de afspraak — hoe vaak, hoe lang, tot wanneer. Nooit stilletjes afgeschaald door één slechte week.
Het ritme is het voorkeursmoment: dinsdags kwart over drie bij Marloes op Hinthamerstraat, vanaf 3 september. Het kan in de toekomst starten, pauzeren of stoppen.
Gaat een week mis, dan verschuift één sessie — het plan blijft staan; volgende week is vanzelf weer normaal.
Schoolvakanties en sluitingen worden bij het boeken al gezien en dan geregeld — overslaan of inhalen. Er wordt niets verzonnen op de dag zelf.

Voor je team

De behandelkamer blijft de behandelkamer.

Een tablet op de balie van elke praktijk: wie is de volgende, bij wie, wat is er veranderd. Eén knop om te zeggen “zet Noor op vier uur.” Leveranciers en scamtelefoontjes komen de praktijk niet in.

Nu2:52Hinthamerstraat

Noor — 15:15, sessie (Marloes)daarna Daan om 15:45

Nieuwe verwijzing om 8:20 — intake geboekt do 16:00 bij Rosmalen; rechtstreeks, zonder huisartsbrief
Yara verplaatst naar donderdag — plan ongewijzigd
Een leverancier en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Zet mijn woensdagochtend dicht — ik ben op school.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Wie op de school zit, ziet z'n eigen dag op z'n telefoon — alleen wat niet kan wachten, zoemt. Aan de balie landt alles stilletjes op de tablet.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Vier therapeuten op Opnemen & regelen: €276 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw praktijk.

Jouw therapeuten en waar ze op welke dag zijn — klinieken en scholen —, jouw intake- en sessieduren, jouw annuleringsbeleid, jouw woorden. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.