Callitor · Stella voor massage- & bodyworkstudio's — opgenomen terwijl je handen op de tafel liggen

Het probleem

Niemand kan halverwege een behandeling stoppen. De telefoon weet dat niet.

01Elke therapeut heeft de handen op iemands rug. De telefoon gaat. Niemand neemt op; de vaste klant boekt ergens anders.
02Een no-show om drie uur laat de kamer negentig minuten donker — en niemand heeft tijd om het gat te vullen.
03Je therapeut is er volgende week niet. Haar vaste klanten komen er pas achter als ze voor de deur staan.

Het is niet dat je software nodig hebt. Iemand moet opnemen, de kamers en de therapeuten kennen, en vaste klanten als vaste klanten behandelen.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Vrijdag, tien over elf. Jordan zit midden in een sessie. Een vaste klant belt om te verzetten.

Herkend aan het nummer, warm en kort. Jordan is die week weg — Stella biedt vervanging aan, en gaat er nooit van uit.

Inkomende oproep · Dana · vaste klant

S

Stella · Massagepraktijk Rust

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

Vrijdag de 5eHavensingel · Alex

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — én ze behandelt vaste klanten als vaste klanten.

De universele zes, plus twee die ertoe doen als je agenda uit ritmes en kamers bestaat.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Invaller of wachten — de klant beslist

De relatie is met één therapeut; dat is elke keer de standaard. Is zij weg en zou een collega kunnen waarnemen, dan biedt Stella dat aan — ze gaat er nooit van uit. Wacht de klant liever, dan is dat hun keuze, en daarna hervat het ritme vanzelf.

“Je vrijdag houden met Alex als invaller, of een week later bij Jordan?”

08

Zestig is geen negentig

Verschillende duren zijn verschillende behandelingen met een eigen prijs — nooit nattevingerwerk per therapeut. Kamers zijn een pool; ze laat het nooit gebeuren dat drie sessies twee kamers nodig hebben.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Massagepraktijk Rust

sms'jes

10:40

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

10:40Vrijgekomen — Ade zegt af per sms
10:41Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
10:42Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
10:58Gevuld — Rae zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Ade · opnieuw geboekt di 14:00 · 11:02

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

De rug van een therapeut die het begeeft, een kamer buiten gebruik, een sneeuwdag — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de cliënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke cliënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Loop je uit zonder dicht te zijn, dan krijgt de volgende cliënt een berichtje vóór die de deur uitgaat — geen wachten voor een dichte deur. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

Ik ben door mijn rug gegaan. Zet vandaag over naar Alex waar klanten dat prima vinden, bied de rest volgende week aan.

Stella, twintig minuten later6 klanten geraakt · 4 bij Alex (hun keuze) · 2 naar volgende week · aanbetalingen blijven staan

Vaste afspraken

Om de vier weken is een ritme, geen herinnering.

“Zelfde tijd volgende maand” is bij een vaste klant een afspraak met alles erop en eraan: welke behandeling, bij wie, hoe laat, en of een invaller mag. Stella zet hem alvast in de agenda, ziet een botsing aankomen en verplaatst nooit meer dan één bezoek.

Standaard de vaste therapeut; een waarnemende collega alleen met een ja van de klant.
Vakanties en verlof van je therapeuten zijn weken vooruit in beeld en worden dan al geregeld.
Een overgeslagen bezoek is een bewust gat — ze vult niets op wat de klant zelf zo heeft afgesproken.
Komt er een plek vrij, dan biedt ze die aan iemand die eerder wilde — naar voren halen is altijd een aanbod, nooit een verplaatsing.

Voor je team

Niemand onderbreekt een sessie om de telefoon op te nemen.

Een klein scherm bij de balie: wie er nu komt, welke kamer, wat er is veranderd. Eén knop om te zeggen: “geef me twintig minuten na Rae.” Vertegenwoordigers en oplichters komen de deur nooit voorbij.

Nu12:58Havensingel

Ade — 14:00, 60 min, kamer 2daarna Rae om 15:15

Dana verzet naar de 5e, Alex neemt waar
15:00 in kamer 1 vrijgekomen — aangeboden aan Kim, die middagen wilde
Een linnenleverancier en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Hou kamer 1 morgenochtend vrij — de verwarming wordt gemaakt.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Alles landt geruisloos op de tablet. De telefoon van een therapeut trilt alleen wanneer iets in het komende uur hen nodig heeft — én ze niet in het pand zijn.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Vier therapeuten op Opnemen & regelen: €276 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw studio.

Jouw behandelvormen en duren, jouw therapeuten, jouw kamers, jouw tijden per locatie. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste studio's — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.