Callitor · Stella voor hoorcentra & audiologische centra — hoortesten, aanmetingen en controles goed geboekt, eerder terecht op de andere vestiging als dat helpt

Het probleem

De cabine is geluiddicht. De telefoon blijft overgaan.

01De telefoon gaat terwijl elke cabine midden in een test zit. Niemand neemt op; de patiënt boekt bij de keten.
02Een hoortest, een aanpassing en een controle zijn drie tijdsduren en drie mensen. Het rooster behandelt ze als één.
03Drie vestigingen, één nummer. “Eerder terecht bij Vught” weet alleen de manager.

Je hebt niet nóg een kliniekmodule nodig. Iemand moet opnemen — geduldig, duidelijk — weten welk bezoek welke persoon vraagt, en het aanbod doen: eerder terecht, op de andere locatie.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Dinsdag, tien voor half twaalf. Elke cabine bezet. Een patiënt belt over haar hoortoestel.

Herkend, bij naam begroet, duidelijk aangesproken. Stella onderscheidt vervolgafspraak van aanmeting, kijkt bij elke vestiging, en biedt de keuze: hier wachten, of donderdag bij Vught.

Inkomende oproep · Mevr. Bakker · patiënt

S

Stella · Hoorzorg Klank

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DonderdagVught · Dr. Aydin

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — én ze kent het verschil tussen een test en een aanmeting.

De universele zes, en twee die ertoe doen als afspraken verschillen, er meerdere vestigingen zijn en de bellers ouder zijn.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Test, aanmeting, controle — andere duur, andere mensen

Een hoortest vraagt een uur van de audioloog; een aanmeting een uur; een controle een half uur; batterij en slangetje wisselen is een kwartier bij de audicien. Ze boekt het juiste bezoek bij de juiste persoon — nooit natte-vingerwerk per persoon.

“Dat is een controle bij de audicien — ongeveer een half uur.”

08

Geduldig, duidelijk — en eerder terecht op de andere vestiging

Ze spreekt langzaam en duidelijk, één vraag tegelijk, en herinnert telefonisch wie dat prettiger vindt. Audiologen rouleren; openingstijden verschillen per vestiging. De andere vestiging biedt ze alleen aan als het echt eerder kan — met de plaatsnaam erbij.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Hoorzorg Klank

sms'jes

8:44

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

8:44Vrijgekomen — Mevrouw Bakker zegt af per sms
8:45Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
9:00Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
9:12Gevuld — Meneer Kuijpers zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Mevrouw Bakker · morgen bellen · opnieuw boeken

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een cabine die door de kalibratie zakte, een audioloog ziek thuis, een levering hoortoestellen die uitblijft — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de patiënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke patiënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de patiënts die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

De cabine is niet door de kalibratie gekomen — vandaag geen tests; aanpassingen en controles gaan door. Bied tests voor donderdag aan.

Stella, twintig minuten later4 tests geregeld · 4 verplaatst naar donderdag · aanmetingen en controles ongemoeid · belherinneringen behouden

Meerdere vestigingen, één nummer

Eerder, als je zoon je naar Vught kan rijden.

Een audicien hoort niet bij één vestiging — waar iemand zit, is een rooster. Stella kijkt eerst in de vaste vestiging van de patiënt en biedt een andere alleen aan als het daar echt eerder kan, altijd met de plaats erbij.

Uren zijn per audioloog per vestiging; niemand is “toegewezen” aan een gebouw.
Ze stelt een ja/nee-vraag over de locatie en accepteert een echt antwoord zonder opnieuw te vragen.
Een aanbod is altijd tijd én plaats; wezenlijk eerder betekent dagen, geen minuten.
De jaarlijkse controle is een vaste afspraak — telefonisch herinnerd voor wie niet sms't.

Voor je team

De cabine blijft stil.

Een tablet op de balie van elke vestiging: wie is de volgende, wat is er veranderd. Eén knop om te zeggen “zet Ben op vier uur.” Vertegenwoordigers van hoortoestelfabrikanten en scamtelefoontjes komen nooit tot de vloer.

Nu10:32Vught

Mevrouw Bakker — 11:20, controle (fluittoon, links)daarna Kim om 13:00

Mevr. Bakker hier geboekt vanuit de wachtrij van Hinthamerstraat — eerder terecht; herinnering per telefoon
Twee batterijbezoeken voor zaterdag geboekt bij de audicien
Een vertegenwoordiger van een fabrikant en een robocall afgehandeld. Niets voor jou.

“Ik ben vrijdag op Hinthamerstraat — verzet mijn hoortesten in Vught of bied Dr. van Dijk aan.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Tussen patiënten door is één blik genoeg. Niets om aan te klikken.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Vier audiologen en twee audiciens op Opnemen & regelen: €414 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw vestigingen.

Jouw afspraaktypes en wie ze uitvoert, jouw audiologen en waar ze op welke dag zitten, jouw cabines, jouw controleritme. Ze wordt voor de eerste klinieken met de hand ingericht — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.