Callitor · Stella voor acupunctuurpraktijken — vier kamers, één arts, elk telefoontje opgenomen

Het probleem

De telefoon gaat terwijl de naalden erin zitten.

01Iedereen staat naalden te plaatsen. De telefoon gaat. Niemand kan opnemen, dus hij gaat onbeantwoord over.
02Een behandeling blokkeert op papier vijfenzeventig minuten — terwijl je handen maar vijfentwintig nodig zijn.
03Vier kamers en jij alleen: boekingssoftware ziet dat als één spoor. De overige kamers blijven donker.

Het is geen planbordprobleem. Iemand moet opnemen, weten hoe een behandeling echt loopt, en weten welke kamer vrij is.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Dinsdag, tien voor half elf. Dr. Chen zet naalden in kamer 1. Er belt een nieuwe patiënt.

Stella legt het verschil uit tussen een eerste consult en een vervolgafspraak, en boekt dan in het vrije venster van de arts — terwijl kamer 1 rust.

Inkomende oproep · onbekend nummer

S

Stella · Acupunctuur Zenit

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DinsdagVerwersstraat · Dr. Chen

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — en ze snapt hoe je kamers werken.

De universele zes, en twee die ertoe doen als één behandelaar meerdere kamers draait.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Vier dezelfde kamers, één arts

Kamers zijn een pool van vier, geen vier vaste banen. Een behandeling bezet één kamer voor het hele bezoek en de arts alleen voor plaatsen en verwijderen — zo kan ze de volgende patiënt in kamer 2 laten beginnen terwijl kamer 1 rust.

“Kamer 3 om 10:30 — Dr. Chen is vrij terwijl Tom rust.”

08

Legt uit, stelt geen diagnose

Een eerste beller vertelt ze hoe een bezoek verloopt, hoe lang het duurt en wat het kost — uit jouw catalogus, in jouw woorden. Ze belooft geen resultaat en zegt niet wat er met een schouder aan de hand is.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Acupunctuur Zenit

sms'jes

8:20

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

8:20Vrijgekomen — Tom zegt af per sms
8:21Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
8:30Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
8:49Gevuld — Ines zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Tom · do 10:30 · bevestigd 8:44

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een kamer zonder verwarming, de arts vertraagd, een halve dag gesloten — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de patiënt. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke patiënt in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Bij uitloop in plaats van sluiting werkt ze op wie nog kan schakelen: de patiënts die nog niet van huis zijn krijgen het telefoontje en de keuze; wie al in de wachtkamer zit krijgt de echte verwachte tijd; verder vooruit raakt ze niemand aan, tenzij de vertraging blijft groeien. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

De verwarming van kamer 3 is stuk. Vandaag drie kamers, geen vier — verdeel de middag opnieuw en laat het iedereen weten.

Stella, twintig minuten later4 patiënten geraakt · 3 binnen de dag verzet · 1 naar morgen · niemand hoefde te bellen

Tijd van de klant ≠ tijd van de arts

Een behandeling is een recept, geen blok.

Zetten, rusten, uithalen. De kamer is de hele tijd bezet; de arts alleen bij het begin en het eind. Stella boekt zoals jij werkt — zodat de rustfase de tijd van de arts wordt voor de volgende patiënt in de kamer ernaast.

Elke behandeling bestaat uit fases: handen erbij, handen vrij, ruimte bezet of niet.
Behandelaarconflicten toetsen alleen hands-on tijd; kamerconflicten het hele bezoek.
Kamers zijn een pool met een aantal — nooit hebben vijf mensen vier kamers nodig.
Eerste consult en vervolgconsult zijn verschillende behandelingen met verschillende duren en prijzen — nooit nattevingerwerk per persoon.

Client's chair · de patiënt ligt de hele tijd in de kamer

Consult & zetten15 min · hands-on

Rust25 min · handen vrij

Uithalen & nabespreken5 min · hands-on

Dr. Chen's tijdwat Stella in het gat kan boeken

Consult & zetten

Plek · volgende patiënt · kamer 2telefonisch geboekt, past binnen de wachttijd

Uithalen & nabespreken

Dr. Chen bezetDr. Chen vrij, room gereserveerdeen tweede klant, geen dubbele boeking

Voor je team

De praktijk blijft rustig.

Een tablet bij de balie: wie de volgende is, welke kamer, wat er veranderde. Een spraakknop voor ‘verplaats Rosa naar twee.’ Leveranciers en scamtelefoontjes komen nooit de kamer in.

Nu10:26Verwersstraat

Naalden uit bij Tom — 10:45, kamer 1daarna Sam morgen om 10:30 · Rosa om 13:00

Nieuwe patiënt Sam geboekt voor morgen 10:30, kamer 3
Priya heeft 16:00 per sms bevestigd
Een kruidenleverancier en een robocall afgehandeld. Niets voor jou.

“Geef me een kwartier na Rosa, ik moet mijn aantekeningen bijwerken.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

Tussen plaatsen en verwijderen kijkt de behandelaar even op — zoals je op een klok kijkt — en weet genoeg.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Twee behandelaars op Opnemen & regelen: €138 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw kliniek.

Jouw behandelingen als recepten, jouw kamers als pool, jouw openingstijden. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste praktijken — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.