Callitor · Stella voor sportscholen & personal trainers — introsessies sneller geboekt, in elke vestiging

Het probleem

De introsessie die nooit wordt geboekt is het lid dat nooit blijft.

01Een nieuw lid belt om de intro met de personal trainer te boeken. De balie komt om. Het komt er nooit van — en van echt starten ook niet.
02Zes vestigingen, één nummer. Welke trainer waar vrij is, is niemands taak.
03Lessen staan online; PT staat op een whiteboard; consulten gaan per sms. Drie systemen, één verwarde beller.

Software voor lessen heb je al. Wat je niet hebt, is iemand die opneemt, elke trainer op elke vestiging kent en het aanbod doet: eerder terecht, op de andere vestiging.

Een telefoontje, terwijl je handen bezig zijn

Maandag, tien over zes 's avonds. Spitsuur aan de balie. Een nieuw lid belt om de introsessie te boeken.

Stella stelt één ja/nee-vraag over de vestiging, hoort het antwoord, en biedt de afweging: wachten op de eigen vestiging, of eerder bij Rosmalen.

Inkomende oproep · Leo · nieuw lid

S

Stella · Sportcentrum Maaspoort

gaat over

0:00

Illustratief gesprek. Ze past zich aan aan wat mensen echt zeggen.

DinsdagRosmalen · Coach Dani

Wat ze doet, de hele dag

Alles wat een goede balie doet — voor elke vestiging, PT en lessen.

De universele zes, en twee die ertoe doen als je meerdere vestigingen hebt en hybride draait.

01

Neemt elk telefoontje aan, net als een mens

Geen keuzemenu's, geen “toets één”, geen wachtmuziek, geen muur van disclaimers. De zaak, haar voornaam, waarmee kan ik helpen — in één adem. Daarna luistert ze in plaats van te verhoren. En ze is er om tien voor acht 's ochtends en om negen uur 's avonds — wanneer de ouder eraan denkt, niet wanneer jij open bent.

“Goedemorgen, met Stella — waarmee kan ik je helpen?”

02

Boekt in de echte agenda

Ze zoekt in de echte beschikbaarheid — wie waar is, wat diegene doet, hoe lang, in welke stoel of kamer — en dubbelboekt nooit. Als ze 14:20 aanbiedt, is 14:20 vrij.

03

Herinnert, en neemt op als iemand wil verzetten

Herinneringen gaan ruim op tijd de deur uit. Als iemand niet kan, vangt ze het gehaaste telefoontje warm op en vindt zonder drama een nieuw moment.

04

Vult de plek die vrijkomt

Een afgezegde vier uur is precies de plek die je morgen niet meer kunt verkopen. Zodra hij vrijkomt biedt ze hem aan — per sms — aan de mensen die zeiden dat ze last-minute kunnen, die eerder wilden, of die nog een inhaalafspraak tegoed hebben. Wie het eerst ja zegt, krijgt hem; niemand anders hoort ervan.

“Er is net om vier uur een plek vrijgekomen bij meneer Willems — wil je die?”

05

Haalt de gaten uit je dag

Zegt de vier uur af? Dan vraagt ze de vijf uur of die eerder wil komen. Niemand is verplicht, en het werkt door — jij bent om vijf uur klaar, niet om zes uur.

“Vier uur is vrijgekomen — wil je liever dan komen?”

06

Onthoudt wat een klant fijn vindt

Zegt iemand nee tegen negen uur, dan begint ze bij diegene niet meer over de ochtend. Voorkeuren, nooit regels — en als ze het checkt, gebruikt ze heel weinig woorden.

“Ochtenden lastig? Dan vermijd ik ze.”

07

Eerder terecht bij een andere vestiging

Trainersuren zijn per vestiging. Ze vraagt “meestal bij Pettelaarpark?”, hoort het antwoord, en biedt de andere vestiging alleen aan als die echt eerder kan — altijd tijd en plaats samen.

“De eerstvolgende intro bij Pettelaarpark is zaterdag; Rosmalen heeft morgen om zes uur plek.”

08

PT, intro’s en lessen in één agenda

Een PT-sessie is vrij boeken in de uren van een trainer; een les is een plek met live bezetting. Eén administratie, één antwoord aan de telefoon — en ze vult de lesapp aan die je al gebruikt.

Late afzeggingen

Een afzegging is geen gat. Het is een aanbod aan de volgende — nog dezelfde ochtend.

Ze neemt de afzegging aan op het moment dat die komt, hoe laat het ook is — niemand wacht tot de balie opengaat. Tijd is geld: hoe eerder zij het weet, hoe meer mensen ze de plek kan aanbieden zodra zij mag gaan bellen, en hoe groter de kans dat de plek gevuld raakt. Jouw regels — afzegtermijn, aanbetaling, vergoeding — zijn van jou; ze zegt ze gewoon zoals ze zijn, past ze elke keer hetzelfde toe en blijft er vriendelijk onder.

S

Stella · Sportcentrum Maaspoort

sms'jes

2:20

Ter illustratie. Jouw beleid, haar woorden.

2:20Vrijgekomen — Rae zegt af per sms
2:21Beleid toegepast, nieuwe afspraak aangeboden — vriendelijk
2:22Uren vrijgekomen — proactief aangeboden aan 3 mensen die om korte termijn vroegen
2:35Gevuld — Chris zei ja; de rest hoort “al vergeven”
·Rae · do 18:00 · bevestigd 14:40

De vrijgekomen plek gaat naar de mensen met de grootste kans op ja: de last-minutelijst, de wachtlijst, wie nog moet inhalen, iedereen die “eerder als het kan” zei.
Wie het eerst ja zegt, krijgt hem. De anderen horen “al vergeven” — nooit wie, nooit waarom.
De inhaalafspraak landt in een plek die anders leeg was gebleven; de vrijgekomen plek verdient vandaag nog.
Je beleid wordt elke keer op dezelfde manier toegepast; de toon blijft warm — juist tegen een ouder met een ziek kind.
Uitbellen alleen binnen jouw uren: een sms van tien voor acht neemt ze aan zodra die binnenkomt, en de plek aanbieden begint pas als jouw dag opengaat — nooit eerder.
Je ziet het op de tablet — vrijgekomen, aangeboden, gevuld. Niets om te doen.

Iedereen op de last-minutelijst heeft daar zelf om gevraagd. Niemand wordt lastiggevallen; niemand hoort andermans zaken.

En als jij moet afzeggen

Eén zin in de microfoon. Het bellen doet zij.

Een elektrakeuring, een zieke trainer, een vestiging die een ochtend dicht is — het hele blok schuift, en dat is jouw beslissing, niet die van de lid. Jij zegt het één keer; zij zoekt uit wie geraakt wordt, biedt elke lid in eigen woorden het juiste alternatief, laat de kosten vervallen, legt de reden vast en rapporteert terug. Loop je uit zonder dicht te zijn, dan krijgt de volgende lid een berichtje vóór die de deur uitgaat — geen wachten voor een dichte deur. Niemand hoort waarom; niemand belt de balie.

Rosmalen is dicht voor de elektrakeuring. Verplaats de PT-sessies van vandaag naar Pettelaarpark waar klanten dat kunnen, en bied de rest morgen aan.

Stella, twintig minuten later14 sessies geraakt · 9 naar Pettelaarpark · 4 naar morgen · 1 in afwachting

Eén sportschool, meerdere vestigingen

Wie wil reizen, start eerder.

Tien vestigingen zijn niet tien clubs: één sportschool, één aanbod, en per locatie de uren van de trainers die er staan. Stella kijkt eerst in de eigen vestiging van het lid en biedt een andere alleen aan als het daar duidelijk eerder kan — met de naam erbij.

Trainers zijn geen eigendom van een vestiging; aanwezigheid is een rooster.
Ze stelt een ja/nee-vraag over de locatie en accepteert een echt antwoord — “Pettelaarpark, maar Rosmalen lukt ook” — zonder opnieuw te vragen.
Een aanbod is altijd tijd én plaats; wezenlijk eerder betekent dagen, geen minuten.
Een trainer kan gewoon inspreken: “Donderdag ben ik bij Rosmalen” — en het worden vanzelf uren.

Voor je team

Trainers trainen. De balie draait geruisloos door.

Een tablet per vestiging: wie is de volgende, wat is er veranderd, welke les volloopt. Eén knop om te zeggen “zet Rae op zeven uur.” Vertegenwoordigers van apparatuur en scamtelefoontjes komen nooit tot de vloer.

Nu5:48Rosmalen

Leo — 18:00, intro (nieuw)Coach Dani · daarna Chris om 19:00

Leo boekte een kennismaking via de wachtrij van Pettelaarpark — hier eerder terecht
18:30 HIIT · 18/20 · twee op de wachtlijst
Een vertegenwoordiger in apparatuur en twee robocalls afgehandeld. Niets voor jou.

“Dani is er donderdag niet — zet haar PT's over naar Marcus waar mensen dat prima vinden, vraag het de rest.”

Een tablet, geen appeen scherm aan de balie dat altijd aanstaat en één vraag in vijf seconden beantwoordt: wie komt er nu, bij wie, en is er iets veranderd? Iedereen ziet zijn eigen dag; de eigenaar ziet de vloer. Iets om te lezen, niet om te bedienen.
Eén knop, jouw stemdruk erop en zeg “verzet Ana naar vier uur, en bel Peter even voor me terug.” Dat is de hele interface. De machinerie achter het glas doet zij.
Het schildverkooptelefoontjes, oplichters, makelaars — ze bereiken je nooit en verschijnen nergens. Echte bellers kunnen vragen om doorverbonden te worden; jij kiest nog steeds of je opneemt.
Alleen wat niet kan wachtenaan de balie landt alles stil op de tablet. Buiten de deur trilt je telefoon alleen voor het komende uur of twee.
Alles wat binnenkomt“zeg Peter dat ik om zeven uur thuis ben” in één adem met de agenda. De prijs van een privételefoontje is de contextwissel, niet de twee minuten.
Jij bent de baasde uren van je team sturen wat ze uit zichzelf aanbiedt. Een directe instructie — van jou of van de stylist van wie de stoel is — wordt gewoon uitgevoerd, geruisloos, en leert haar niets over “normaal”.

De eigenaar ziet elke vestiging; elke trainer ziet zijn eigen dag. Niemand opent een app tussen twee sets.

Wat ze nooit zal doen

Warm is niet hetzelfde als vrijblijvend.

Geen keuzemenu's

Geen keuzemenu

Geen “toets één”. Geen “uw oproep is belangrijk voor ons”. Geen ingesproken disclaimers voordat er een menselijk woord klinkt. Warm, kort, aanwezig — en ze zegt wat ze is als je het vraagt.

Niets verzinnen

Verzint nooit iets

Ze biedt aan wat in jouw catalogus en teamprofielen staat. Ze roept niemand uit tot “de beste” en belooft geen resultaat. Een tijd die ze aanbiedt, is een tijd die vrij is.

Geen geroddel

De ene klant hoort nooit iets over de andere

Een verplaatste klant hoort “we moeten je dinsdag verzetten — ik zoek even een ander moment voor je.” Nooit wie, nooit waarom. En wie eenmaal netjes is verplaatst, wordt niet weer teruggeschoven.

Niet doen alsof

Zegt wat ze is

Ze begint er niet over en verontschuldigt zich er niet voor. Vraag ernaar en ze zegt het gewoon: ze is de assistent. Ze helpt; dát is wat mensen onthouden.

Prijzen

Twee prijzen. Geen staffels, geen minuten.

Per plek — één persoon voor wie Stella boekt — elke maand geteld uit haar eigen agenda. Niets op te geven, niets te meten, geen percentage van je omzet. Maandelijks opzegbaar, geen contract.

Opnemen

€39per medewerker / maand

Ze neemt op, dag en nacht, en regelt de afspraak waarover iemand belt of sms't.

Boekt, verplaatst en annuleert in de echte agenda — nooit een dubbele boeking
Bevestigingen en herinneringen per sms
Nieuwe bellers warm opgevangen; verwijzingen aangenomen; vaste klanten herkend
Het schild: rommel bereikt je nooit. De tablet: wie de volgende is, wat er veranderde

Opnemen & regelen

€69per medewerker / maand

Alles van Opnemen, plus alles wat ze zelf in gang zet — uit zichzelf binnen de uren waarop zij mag bellen, of op één zin van jou.

De opvulling van late afzeggingen en de last-minutelijst
Wachtlijst, recall en “wilde eerder” — opgevolgd voordat ze verlopen
Herinneringstelefoontjes voor wie niet sms't
Blokverplaatsingen en eenmalige opdrachten: jij zegt het één keer, het bellen doet zij

Twintig trainers op Opnemen & regelen: €1.380 per maand. Een seat is iemand met tien of meer afspraken op naam in die maand. Onder de tien is diegene gratis — invallers, parttimers en vakantiekrachten kosten niets; de receptionist, de kamers en de eigenaar-als-beheerder tellen helemaal niet mee. Geen contract: je blijft omdat het werkt. Prijs voor het leven: je tarieven staan vast vanaf het moment dat je start — voor nieuwe klanten kunnen we de prijzen verhogen, die van jou veranderen nooit, en wisselen tussen de twee lijnen behoudt je vaste tarieven voor allebei. Zeg je op of stop je met betalen, dan vervalt de vastzetting. Een toezegging, geen actie. Early access wordt met de hand ingericht en precies zo geprijsd.

Early access

Geef Stella jouw vestigingen.

Jouw trainers en waar ze op welke dag zijn, jouw diensten, jouw lessen en capaciteit per vestiging. Ze wordt met de hand ingericht voor de eerste sportscholen — een paar tegelijk.

Stella is in early access bij een klein aantal praktijken en salons. Vertel ons over je telefoon en we zeggen je klip en klaar of ze past — en wanneer.